Політика конфіденційності

1. ВСТУП

У Join.To.IT LLC («Компанія», «ми», «нас», «наш») ми розуміємо, що довіряти компанії свою персональну інформацію — рішення непросте, і ми не сприймаємо цю довіру як належне. Ця Політика конфіденційності — наша спроба пояснити настільки просто, наскільки це можливо для юридичного документа, які дані ми збираємо, коли ви відвідуєте https://jointoit.com або користуєтеся нашими послугами (разом — «Сайт» або «Сервіс»), навіщо ми їх збираємо, що з ними робимо і, що не менш важливо, що ви можете вирішувати щодо цього самі. Ми б хотіли, щоб ви справді прочитали цей документ, а не проглянули його побіжно, тому намагалися зберегти юридичну основу, не поховавши під нею суть. Якщо щось тут незрозуміло або ви просто хочете запитати нас напряму, а не розбиратися в тексті політики, наші контактні дані наведено в розділі 12 — ми охоче все пояснимо. Користуючись Сайтом, ви підтверджуєте, що прочитали й зрозуміли цю Політику. Якщо щось у ній вас не влаштовує, краще не користуйтеся Сайтом, ніж користуватися ним із тривогою. Ця Політика застосовується до всіх, хто відвідує Сайт, незалежно від місця перебування. Водночас частина викладеного нижче, зокрема права, описані в розділі 10, написана насамперед із огляду на осіб, які перебувають у Європейському Союзі, Європейському економічному просторі та Сполученому Королівстві (разом — «ЄЕП»), оскільки до них безпосередньо застосовується GDPR. Оскільки ми також працюємо в Україні, ця Політика складена так, щоб відповідати обом правовим режимам одночасно: GDPR — для осіб, пов’язаних із ЄЕП, і Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI (разом із відповідними положеннями Цивільного кодексу України, зокрема щодо використання зображення особи) — для осіб, пов’язаних з Україною. Якщо ці два режими відрізняються, ми застосовуємо той стандарт, який забезпечує вам сильніший захист.

2. ХТО ВІДПОВІДАЛЬНИЙ ЗА ВАШІ ДАНІ

Суб’єктом, відповідальним за ваші персональні дані, — «контролером даних» у розумінні статті 4(7) GDPR — є ми: Join.To.IT LLC Адреса: 25014, м. Кропивницький, вул. Руслана Слобод’янюка, 174А Реєстраційний номер: 42795396 Електронна адреса для питань конфіденційності: privacy@jointoit.com.

3. ЯКІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ МИ НАСПРАВДІ ЗБИРАЄМО

Ми намагаємося запитувати лише те, що нам справді потрібно, а обсяг зібраних даних значною мірою залежить від того, у яких відносинах ви з нами перебуваєте: чи ви клієнт, чи підрядник або постачальник, чи кандидат на посаду. Ось докладний перелік.

3.1. Якщо ви клієнт

Коли ви звертаєтеся до нас щодо наших послуг, укладаєте з нами договір або щодня працюєте з нашою командою, ми зазвичай зберігаємо ваше ім’я, посаду, назву компанії та ділові контактні дані — електронну адресу й номер телефону. Залежно від проєкту до цього можуть додаватися платіжні та рахункові дані, відомості про сам проєкт і записи наших розмов та звернень до служби підтримки.

3.2. Якщо ви постачальник

Коли ми залучаємо підрядника, фрілансера або постачальника, ми збираємо те, що потрібно для належного ведення цих відносин: ім’я контактної особи, дані про компанію, ідентифікаційний податковий номер, досвід, банківські або платіжні реквізити, необхідні для оплати рахунків, погоджені умови та листування про хід роботи.

3.3. Якщо ви кандидат

Якщо ви подаєте заявку на посаду в нашій компанії, ми отримуємо все, що ви вирішили надіслати в межах цієї заявки: резюме, супровідний лист, контактні дані, відомості про трудову діяльність, освіту та будь-які зазначені вами рекомендації. Ми також можемо зберігати нотатки з співбесід. Якщо ми запитаємо, чи можемо зберегти вашу заявку для розгляду на майбутні вакансії, окрім тієї, на яку ви подавалися, ми зробимо це лише за вашою окремою згодою, і саме ця згода дає нам підставу зберігати ці дані.

3.4. Якщо ви член нашої команди

Ми також зберігаємо персональні дані наших працівників та осіб, залучених нами за договорами цивільно-правового характеру (ЦПХ) або іншими договірними домовленостями. Персональні дані, які ми обробляємо в межах цих відносин, можуть включати імена, посади або ролі, робочі та особисті контактні дані, дату народження та вік, реквізити паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу, індивідуальний податковий номер, адресу проживання або реєстрації, банківські та платіжні реквізити, відомості про трудовий договір або договір ЦПХ, облікові записи щодо заробітної плати й винагороди, податкові та бухгалтерські записи, фото та інші дані, які обґрунтовано необхідні для адміністрування відповідних відносин. Обсяг персональних даних, що обробляються щодо осіб, залучених за договором ЦПХ, може бути по суті таким самим, як і щодо працівників. Той факт, що особу залучено за договором ЦПХ, а не за трудовим договором, сам по собі не означає, що ми збираємо чи обробляємо суттєво іншу категорію персональних даних. Конкретна інформація, яка нам потрібна, залежить від характеру співпраці й може охоплювати ідентифікаційні, контактні, адресні, податкові, платіжні, договірні та інші дані, необхідні для встановлення й ведення відносин. Ми зазвичай обробляємо ці дані, тому що це необхідно для укладення та виконання відповідного трудового договору чи договору ЦПХ, для адміністрування відносин, здійснення й обліку платежів, дотримання чинних вимог трудового, податкового, бухгалтерського та іншого законодавства або для інших законних цілей, дозволених чинним законодавством. Відповідно, ми, як правило, не спираємося на згоду щодо обробки персональних даних, необхідних для цих цілей. Згода не вимагається лише через те, що особа є працівником або виконавцем за договором ЦПХ, якщо застосовується інша правова підстава для обробки.

3.5. Дані, які ми збираємо просто через ваше перебування на Сайті

Як і більшість вебсайтів, наш автоматично отримує певну інформацію щойно ви його відвідуєте: вашу IP-адресу, тип пристрою та браузера, операційну систему, переглянуті сторінки, тривалість перебування на них, джерело переходу та час візиту. Якщо це ввімкнено, ми також можемо визначати приблизне географічне розташування за вашою IP-адресою. Це, а також файли cookie та подібні технології докладніше описано в розділі 8.

3.6. Що ми свідомо не збираємо

Ми не запитуємо й не бажаємо отримувати те, що GDPR називає даними «спеціальних категорій», тобто відомості про расове чи етнічне походження, політичні погляди, релігійні переконання, стан здоров’я, сексуальну орієнтацію, а також біометричні та генетичні дані. Якщо якась форма на Сайті раптом спонукатиме вас поділитися чимось подібним, будь ласка, не робіть цього — нам це не потрібно.

4. НА ЯКИХ ПІДСТАВАХ МИ МАЄМО ПРАВО ОБРОБЛЯТИ ВАШІ ДАНІ

Згідно з GDPR, ми не можемо обробляти персональні дані лише тому, що так зручно, — нам потрібна належна правова підстава, і вона завжди є однією з таких: Згода (ст. 6(1)(a)) — необов’язкові файли cookie, інформація, яку ви самі вирішили надіслати через форму Виконання договору (ст. 6(1)(b)) — надання послуги, ведення співпраці з клієнтом або підрядником, виконання наших договірних зобов’язань Юридичний обов’язок (ст. 6(1)(c)) — ведення бухгалтерського та податкового обліку, відповідь на законні запити органів державної влади Законні інтереси (ст. 6(1)(f)) — забезпечення безпеки Сайту, запобігання шахрайству та зловживанням, розуміння того, як використовується Сервіс, маркетинг для наявних клієнтів у розумних межах Щоразу, коли ми покладаємося на «законні інтереси» як на підставу, ми справді спершу зважуємо їх щодо ваших прав і свобод — якщо баланс не на нашу користь, ми цю підставу не використовуємо. А якщо ви дали нам згоду на щось, ви можете відкликати її будь-коли. Це не скасує законності того, що ми робили з вашими даними до відкликання (стаття 7(3) GDPR), але зупинить таку обробку надалі. Закон України «Про захист персональних даних» діє за подібною логікою: обробка має ґрунтуватися на згоді суб’єкта даних, на виконанні договору, стороною якого він є, на юридичному обов’язку, покладеному на нас, або на іншій підставі, визначеній статтею 11 цього Закону. Усюди, де ця Політика згадує правову підставу за GDPR, до осіб, пов’язаних з Україною, застосовується рівнозначна підстава за українським законодавством.

5. ЩО МИ НАСПРАВДІ РОБИМО З ВАШИМИ ДАНИМИ

Простіше кажучи, ми використовуємо описані вище дані, щоб забезпечувати роботу та підтримку Сайту й наших послуг, опрацьовувати запити, заявки й звернення, які нам надсилають, укладати та виконувати договори з клієнтами й підрядниками, а також — якщо ви дозволили або ми маємо вагомий законний інтерес — надсилати вам інформацію чи маркетингові матеріали, які можуть вас зацікавити, завжди з простою можливістю відмовитися. Ми також використовуємо дані, щоб розуміти, як люди користуються Сайтом, і покращувати його, підтримувати безпеку наших систем і вчасно виявляти шахрайство чи зловживання, дотримуватися правових і регуляторних вимог, як-от правил бухгалтерського й податкового обліку, а в разі потреби — для встановлення чи захисту правових вимог. Ми не будемо мовчки використовувати ваші дані для цілей, не пов’язаних з тими, для яких їх було зібрано, без попереднього запиту до вас — це принцип обмеження цілей зі статті 5(1)(b) GDPR, і ми ставимося до нього серйозно.

6. ХТО ЩЕ МОЖЕ ЇХ БАЧИТИ

Ми не продаємо ваші дані й не передаємо їх третім особам для того, щоб ті могли вам щось пропонувати на їх основі, якщо ви прямо не погодилися на це. Залежно від того, що ми робимо з вашими даними, ми можемо передавати їх таким категоріям одержувачів, кожен з яких за договором зобов’язаний використовувати їх лише відповідно до наших інструкцій і захищати на рівні, що відповідає вимогам GDPR: ● Постачальники хостингу та ІТ-інфраструктури — щоб Сайт і наші системи працювали. ● Платіжні та рахункові процесори — для виставлення рахунків клієнтам і виплат підрядникам та постачальникам. ● Засоби комунікації та співпраці (наприклад, електронна пошта, месенджери) — для листування з вами. ● Постачальники аналітики — щоб розуміти, як використовується Сайт, якщо ви дали на це згоду. ● Професійні консультанти — юристи, бухгалтери, аудитори, коли їхня участь справді потрібна. ● Постачальники послуг із нарахування заробітної плати, податкового та бухгалтерського обслуговування — зокрема щодо даних працівників та виконавців за договорами ЦПХ. Бувають і ситуації, коли ми можемо бути зобов’язані розкрити дані навіть без такої домовленості: якщо цього вимагає закон, якщо суд або компетентний орган подає чинний, законний запит, якщо це справді необхідно для захисту прав, власності чи безпеки Компанії, наших користувачів або іншої особи, або якщо Компанія буде об’єднана з іншою, придбана чи продасть частину активів — у такому разі ми повідомимо вас, якщо зміниться суб’єкт, відповідальний за ваші дані.

7. КОЛИ ВАШІ ДАНІ ВИХОДЯТЬ ЗА МЕЖІ ЄЕП

Іноді персональні дані потрібно передати за межі ЄЕП, наприклад до країни, яку Європейська комісія офіційно не визнала такою, що забезпечує належний рівень захисту даних. У такому разі ми не залишаємо дані без захисту, а запроваджуємо гарантії відповідно до Глави V GDPR: стандартні договірні положення Європейської комісії, чинне рішення про адекватність захисту або інший механізм, визнаний статтею 46. Щодо передач, на які поширюється українське законодавство, стаття 29 Закону України «Про захист персональних даних» вимагає, щоб дані передавалися лише до держави, яка забезпечує належний захист прав суб’єктів персональних даних. Якщо ми не спираємося на визнане рішення про адекватність, підставою для передачі є ваша згода.

8. ФАЙЛИ COOKIE ТА ПОДІБНЕ

Ми використовуємо файли cookie та подібні технології з кількох причин і згрупували їх за призначенням, щоб було зрозуміло, на що саме ви погоджуєтеся: ● Суворо необхідні файли cookie — забезпечують правильну роботу Сайту (наприклад, пам’ятають вашу сесію, підтримують безпечне з’єднання). Вони не потребують вашої згоди, адже Сайт не може працювати без них. ● Аналітичні файли cookie — допомагають нам зрозуміти, як люди користуються Сайтом, щоб ми могли його вдосконалювати. Ми встановлюємо їх лише з вашої згоди. ● Маркетингові файли cookie — використовуються для адаптації контенту чи пропозицій до ваших інтересів. Ми встановлюємо їх лише з вашої згоди і лише якщо ви наш чинний клієнт або особа, яка дала на це згоду. Під час першого візиту на Сайт ви побачите банер про файли cookie, де можна прийняти, відхилити або налаштувати, які необов’язкові файли cookie ви дозволяєте. Ви можете змінити своє рішення будь-коли — через ту саму панель налаштувань або через власні налаштування cookie у вашому браузері. Наразі ми не ведемо окремої, більш детальної Політики щодо файлів cookie з переліком кожного файлу та точним строком його зберігання, але охоче надамо цю інформацію на запит за адресою privacy@jointoit.com.

9. ЯК ДОВГО МИ ЗБЕРІГАЄМО ДАНІ

Ми не зберігаємо персональні дані вічно — лише доти, доки це відповідає меті, для якої їх зібрано, або доки цього вимагає закон. Строк залежить від виду даних; наведений нижче перелік дає реалістичну відправну точку, проте його варто звіряти з реальною практикою. Дані облікового запису та співпраці клієнта — упродовж усього періоду відносин плюс 3 роки. Дані підрядників і постачальників — упродовж періоду співпраці плюс 3 роки. Дані кандидатів (заявки, що не привели до результату) — 12 місяців. Бухгалтерські та податкові записи — стільки, скільки вимагає чинне законодавство. Звернення через контактну форму та до служби підтримки — 24 місяці після вирішення питання. Дані аналітики та файлів cookie — 24 місяці. Кадрові записи працівників — упродовж періоду роботи плюс 3 роки. Фотографії працівників, що використовуються на Сайті — доки працівник не відкличе згоду або не залишить Компанію, залежно від того, що станеться раніше. Усе, що обробляється на підставі згоди — доки ви не відкличете цю згоду. Коли ми зберігаємо щось довше, ніж це справді потрібно, ми видаляємо або знеособлюємо такі дані, щоб їх більше не можна було пов’язати з вами.

10. ЩО ВИ МОЖЕТЕ ВІД НАС ВИМАГАТИ

GDPR надає вам реальний набір прав щодо ваших власних даних, і ми хочемо, щоб ви справді знали про них, а не лише мали їх, заховані в юридичному тексті. Ви можете попросити показати, які дані про вас ми маємо (право на доступ, стаття 15), і попросити виправити їх, якщо вони неточні (право на виправлення, стаття 16). Ви можете вимагати повного видалення даних — це іноді називають правом бути забутим — відповідно до статті 17, якщо виконано умови для цього, або попросити тимчасово призупинити їх обробку (право на обмеження обробки, стаття 18). Якщо ви хочете перенести свої дані деінде, ви можете вимагати їх у структурованому, машинозчитуваному форматі в межах права на переносимість даних (стаття 20). Ви також можете заперечувати проти обробки, що ґрунтується на наших законних інтересах, зокрема проти будь-якого профілювання, і заперечувати проти прямого маркетингу в будь-який час без пояснення причин (стаття 21). Якщо рішення щодо вас колись ухвалюватиметься виключно автоматизованою системою таким чином, що це має реальні юридичні чи подібні суттєві наслідки для вас, ви маєте право не підпадати під таке рішення без участі людини (стаття 22) — хоча на практиці ми наразі не застосовуємо жодної форми автоматизованого ухвалення рішень, яка активувала б це право; ми згадуємо про нього, щоб ви знали про його наявність на випадок, якщо це зміниться. І скрізь, де ми спираємося на вашу згоду, ви можете відкликати її будь-коли, і це не вплине на те, що ми робили, поки вона діяла. Щоб скористатися будь-яким із цих прав, зверніться до нас за контактними даними з розділу 12. Ми прагнемо відповісти вам без зайвих зволікань і не пізніше ніж за місяць після отримання вашого запиту. Якщо запит складний або ми маємо багато запитів одночасно, нам може знадобитися до двох додаткових місяців, але ми повідомимо вас про це та пояснимо причину. Ми можемо попросити вас підтвердити свою особу, перш ніж виконати запит. Це не прояв прискіпливості, а спосіб гарантувати, що ніхто інший не отримає доступ до ваших даних, видаючи себе за вас.

11. ЯК МИ ЗАХИЩАЄМО ДАНІ

Ми вживаємо розумних і реальних заходів для захисту ваших даних відповідно до того, чого очікує стаття 32 GDPR, — заходів, що відповідають фактичному рівню ризику. На практиці це означає шифрування даних під час передачі за допомогою TLS/SSL, обмеження доступу до персональних даних у нашій команді лише тими, кому це справді потрібно, регулярну перевірку того, що наші заходи безпеки залишаються дієвими, створення резервних копій, щоб дані не були втрачені, і навчання наших працівників відповідального поводження з персональними даними. Якщо все ж станеться порушення, яке ймовірно становить реальний ризик для прав або свобод людей, ми повідомимо відповідний наглядовий орган протягом 72 годин після того, як дізнаємося про нього, як того вимагає стаття 33 GDPR, і повідомимо постраждалих осіб без невиправданої затримки, якщо цього вимагає стаття 34.

12. ЗВ’ЯЖІТЬСЯ З НАМИ

Маєте запитання щодо цієї Політики, щодо того, як ми поводимося з вашими даними, або хочете скористатися одним із наведених вище прав? Ми б справді воліли, щоб ви запитали, а не гадали. Join.To.IT LLC Електронна пошта: privacy@jointoit.com Адреса: 25014, м. Кропивницький, вул. Руслана Слобод’янюка, 174А

13. ЯКЩО ВАМ МЕНШЕ 16 РОКІВ

Сайт не призначений для осіб віком до 16 років (або для осіб молодшого віку, від 13 до 16 років, якщо такий вік встановлено в їхній країні ЄЕП відповідно до статті 8 GDPR) і не розрахований на їхнє використання. Ми свідомо не збираємо дані дітей. Якщо ви один із батьків чи опікун і вважаєте, що ваша дитина надала нам інформацію без вашого відома, будь ласка, зверніться до нас, і ми її видалимо.

14. ПОСИЛАННЯ НА ІНШІ САЙТИ

На нашому Сайті ви можете натрапити на посилання, що ведуть на інші ресурси. Ми не керуємо цими сайтами, і щойно ви на них перейдете, діють їхні правила, а не наші. Радимо ознайомитися з їхніми політиками конфіденційності, перш ніж передавати будь-яку інформацію.

15. ЯКЩО ЦЯ ПОЛІТИКА ЗМІНИТЬСЯ

Іноді нам може знадобитися оновити цю Політику. Чинною є версія, розміщена на цій сторінці, і ми завжди зазначатимемо її дату, щоб ви могли побачити, коли її востаннє змінювали. Якщо зміна достатньо суттєва, щоб справді вплинути на те, як обробляються ваші дані, ми повідомимо вас заздалегідь — електронною поштою або повідомленням на Сайті — до набрання нею чинності, якщо цього вимагає закон.

16. ЗАСТОСОВНЕ ПРАВО

Ця Політика складена так, щоб діяти одночасно за двома правовими режимами. Для осіб, пов’язаних з ЄЕП, вона побудована на основі GDPR. Для осіб, пов’язаних з Україною, — на основі Закону України «Про захист персональних даних» і, якщо йдеться про зображення особи, статей 307–308 Цивільного кодексу України. Якщо ці два режими в іншому разі суперечили б один одному, ми дотримуємося того, який захищає вас краще. Усе, що не охоплено цією Політикою, регулюється законодавством України.