Продажі й CRM
Розподіл заявок між менеджерами, комерційні пропозиції й договори з шаблонів, погодження знижок і CRM, яка синхронізована з BAS, щоб продажі й фінанси бачили ті самі цифри.
Автоматизація бізнесу
Автоматизація бізнес-процесів для середніх і великих компаній
Автоматизація бізнес-процесів від Join.To.IT прибирає ручну роботу між BAS/1С, CRM, Excel і поштою у виробничих, дистрибуційних і торгових компаніях. Починаємо з аудиту процесів, за 3–6 тижнів запускаємо пілот на одному процесі, а далі рухаємося поетапно — без заміни систем, якими ви вже користуєтеся.
- Аудит процесів до вибору будь-яких інструментів
- Робочий пілот на одному процесі за 3–6 тижнів
- Працюємо з вашими BAS/1С, CRM і таблицями
- 01 Аудит процесів
- 02 Пілот на одному процесі
- 03 Впровадження на інші процеси
- 04 Підтримка й розвиток
Найчастіше бізнесу не потрібна нова система. Потрібно, щоб наявні працювали разом
У типовій компанії середнього розміру замовлення приходять поштою й у месенджерах, менеджер вручну переносить їх у BAS, знижку погоджують у чаті, а фінансовий відділ щопонеділка збирає той самий звіт в Excel. Кожен крок дрібний, але разом вони забирають години щодня, і кожне ручне копіювання — це ще одна можлива помилка.
Автоматизація прибирає ці передачі з рук у руки. Ми з’єднуємо системи, якими ви вже користуєтеся, переносимо дані між ними без повторного введення, надсилаємо погодження потрібній людині й позначаємо випадки, де рішення має ухвалити працівник. Там, де треба читати документи чи відповідати на типові запитання, додаємо AI.
Багато власників відкладають автоматизацію, бо уявляють проєкт на рік і кілька мільйонів гривень. Насправді автоматизувати все одразу не обов’язково. Можна взяти один процес із найпомітнішими втратами, перевірити результат на ньому за кілька тижнів і лише потім вирішувати, що робити далі. Решта процесів може й надалі працювати вручну, поки це вигідно.
Що саме можна автоматизувати
Кожен напрям можна замовити окремо або поєднати з іншими, коли перший процес уже працює.
01
CRM-системи
Впровадження готової CRM або розробка власної, синхронізація з BAS/1С і автоматизація продажів без ручного перенесення даних.
02BAS і 1С
Автоматизація BAS ERP, інтеграція з 1С і обмін даними з CRM, банками, маркетплейсами та сервісами електронних документів.
03Документообіг
Договори й первинні документи з шаблонів, маршрути погодження, підписання КЕП і обмін з контрагентами без паперу й ручного введення.
04Склад і виробництво
Облік залишків, комплектація, виробничі завдання й закупівлі без ручного перенесення даних між цехом, складом і BAS/1С.
05Продажі
Замовлення, CRM, робота торгових представників і контроль оплат в одному процесі, пов’язаному з BAS/1С.
06BI і звітність
Управлінська звітність і дашборди, які оновлюються самі: дані з BAS/1С, CRM, банків і Excel в одному місці.
07AI-асистенти й чат-боти
Чат-боти для клієнтів і дилерів, AI-асистенти для команди й AI-агенти, що працюють з вашими BAS/1С, CRM і документами.
Яку автоматизацію бізнес-процесів ми робимо
Ці процеси ми автоматизуємо найчастіше. Кожен може бути окремим проєктом або частиною більшої програми.
Облік і фінанси
Обмін даними з BAS/1С, розпізнавання рахунків з пошти, погодження платежів, звірка банківських виписок і авансових звітів без ручного перенесення.
Склад, закупівлі й виробництво
Заявки на закупівлю, замовлення постачальникам, сповіщення про мінімальні залишки, виробничі завдання й відвантаження, які переходять на наступний етап без дзвінків.
Документообіг
Договори, акти й видаткові накладні з шаблонів, маршрути погодження, підписання КЕП, обмін з контрагентами й архів із пошуком.
Звітність і BI
Дані з BAS, CRM і таблиць в одному місці, управлінські звіти й дашборди, які оновлюються самі, а не збираються щотижня вручну.
AI-асистенти й чат-боти
AI, що читає вхідні документи, класифікує звернення, готує чернетки відповідей і відповідає працівникам за вашою базою знань. Важливі рішення підтверджує людина.
Як проходить проєкт з автоматизації
Кожен етап закінчується результатом, який ви оцінюєте, перш ніж погодити наступний.
- 01
Аудит процесів
Разом з людьми, які виконують процес, описуємо, як він працює зараз, рахуємо, де губиться час, і складаємо перелік систем і даних. Зазвичай 1–2 тижні.
Результат Список процесів, упорядкований за очікуваним ефектом і складністю
- 02
Пілот на одному процесі
Автоматизуємо процес з найзрозумілішою окупністю, підключаємо потрібні системи й запускаємо його паралельно зі старим способом, доки цифри не підтвердяться. Зазвичай 3–6 тижнів.
Результат Робочий процес і виміряна економія часу або зменшення помилок
- 03
Впровадження
Переносимо підхід на наступні процеси в порядку, погодженому після аудиту, і повторно використовуємо інтеграції, зроблені для пілоту. Зазвичай 1–3 місяці на процес.
Результат Пов’язані процеси в кількох відділах
- 04
Підтримка й розвиток
Стежимо за інтеграціями, виправляємо збої після оновлень BAS чи змін в API постачальників і змінюємо процеси разом із правилами вашого бізнесу. Працюємо щомісяця.
Результат Автоматизація, яка працює й після запуску
Скільки коштує автоматизація
Ціна залежить від кількості систем, якості даних і кількості винятків у процесі. Нижче — орієнтовні діапазони для українського ринку.
| Варіант | Пілот | Один процес | Комплексно |
|---|---|---|---|
| Що входить | Короткий аудит і автоматизація одного простого процесу з однією-двома системами | Повний процес у кількох системах з погодженнями, сповіщеннями й звітами | Кілька пов’язаних процесів у різних відділах і підтримка |
| Типовий строк | 3–6 тижнів | 1–3 місяці | 3–9 місяців, поетапно |
| Коли підходить | Хочете перевірити підхід, перш ніж виділяти більший бюджет | Один процес явно забирає найбільше часу або дає найбільше помилок | Автоматизація — частина ширшого плану розвитку операцій |
| Орієнтовний бюджет | 60 000–150 000 грн | 150 000–450 000 грн | від 450 000 грн |
Це орієнтовні діапазони: фіксовану оцінку ви отримуєте після аудиту. Автоматизувати можна частково й поетапно — кожен наступний етап ви погоджуєте окремо, коли бачите результат попереднього.
Поетапна автоматизація чи нова система?
Іноді замінити ERP або CRM справді правильно. Але частіше наявні системи працюють нормально, а проблема — у ручній роботі між ними.
| Питання | Замінити систему або купити коробку | Поетапна автоматизація |
|---|---|---|
| Коли видно результат | Після міграції даних і навчання працівників | Після першого пілоту, за кілька тижнів |
| Вплив на щоденну роботу | Високий на час переходу | Змінюється один процес за раз |
| Бюджет | Великі витрати наперед на ліцензії й впровадження | Погоджується поетапно |
| Часткова автоматизація | Рідко можлива: коробку купують цілком | Базовий підхід: автоматизуємо те, що окупається, решта лишається як є |
| Підлаштування під ваші правила | Процеси доводиться підганяти під продукт | Автоматизація будується навколо ваших процесів |
| Коли має сенс | Поточна система не підтримує те, як працює бізнес | Системи працюють, але дані між ними переносять вручну |
Системи, з якими ми працюємо
Підключаємося через API, бази даних і файлові вивантаження, які вже є у ваших систем. Якщо досить low-code інструменту на кшталт Make, n8n чи Power Automate, використовуємо його; якщо ні — пишемо інтеграцію самі.
- BAS і 1С
- M.E.Doc
- Вчасно
- Дія.Підпис і КЕП
- ПриватБанк API
- monobank API
- Нова пошта
- Checkbox
- KeyCRM
- Bitrix24
- HubSpot
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Telegram і Viber
- Power BI
- Excel і CSV
Приклад
Як може виглядати перший пілот
Це ілюстрація, а не кейс конкретного клієнта. Уявімо виробника, який отримує замовлення від дилерів поштою й у Viber. Менеджер читає кожне замовлення, перевіряє залишки в BAS, вручну створює документ і надсилає підтвердження. Коли замовлень кілька десятків на день, на це йде більша частина робочого тижня однієї людини, а помилки в артикулах перетворюються на неправильні відвантаження.
Пілот читає вхідні замовлення, виділяє позиції й кількість, перевіряє залишки й ціни в BAS, створює чернетку замовлення й надсилає дилеру підтвердження. Менеджер переглядає лише ті замовлення, які система позначила: невідомий артикул, ціна поза домовленим діапазоном або нестача на складі. Решта процесів компанії за цей час не змінюється.
Часті запитання
Скільки коштує автоматизація бізнес-процесів?
Пілот на одному простому процесі зазвичай коштує 60 000–150 000 грн. Автоматизація повного процесу в кількох системах — 150 000–450 000 грн, комплексний проєкт для кількох відділів — від 450 000 грн. Найбільше на ціну впливають кількість систем, наявність у них API і кількість винятків у процесі. Фіксовану оцінку ми даємо після аудиту, а платити за все одразу не потрібно: бюджет погоджується поетапно.
З чого почати автоматизацію бізнесу?
Почніть з процесу, який повторюється часто, має зрозумілі правила й помітну ціну: години ручного введення, затримки з погодженнями або регулярні помилки. Найчастіше це обробка замовлень, рахунків постачальників чи щотижнева звітність. Аудит упорядковує ваші процеси за складністю й очікуваним ефектом, тож для пілоту ви берете той, що найімовірніше окупиться першим.
Чи можна автоматизувати процеси частково, без заміни 1С чи BAS?
Так, і зазвичай саме так ми й працюємо. Автоматизація будується навколо систем, які у вас уже є: BAS чи 1С лишаються обліковою основою, а ми прибираємо ручну роботу між ними, CRM, поштою й таблицями. Можна автоматизувати один процес, а решту залишити як є, поки це вигідно. Заміну системи радимо лише тоді, коли вона справді не підтримує те, як працює ваш бізнес.
Скільки триває автоматизація бізнес-процесів на підприємстві?
Аудит займає 1–2 тижні. Пілот на одному процесі — 3–6 тижнів разом з періодом, коли новий процес працює паралельно зі старим. Автоматизація одного складнішого процесу триває 1–3 місяці, а комплексний проєкт розбивається на етапи загальною тривалістю 3–9 місяців. Кожен етап дає робочий результат, тож вам не доводиться чекати одного великого запуску наприкінці.
Як працює автоматизація бізнесу за допомогою AI?
Більшу частину роботи виконують правила й інтеграції між системами. AI додаємо там, де він справді допомагає: читати неструктуровані документи, розпізнавати рахунки й замовлення, класифікувати звернення, готувати чернетки відповідей і шукати відповіді у внутрішній базі знань. Рішення з ризиком для бізнесу підтверджує людина, а кожна дія AI записується в журнал, щоб ви могли перевірити, що й чому він зробив.
Чи має сенс автоматизація малого бізнесу?
Має, якщо є процес, який повторюється щодня й забирає помітний час: обробка замовлень, виставлення рахунків, відповіді на типові запитання клієнтів. Для невеликої компанії часто досить готових інструментів і кількох інтеграцій, без окремої розробки. Ми переважно працюємо із середнім і великим бізнесом, але пілот на одному процесі підходить і меншим командам, бо бюджет обмежений одним завданням.