Прийом і обробка замовлень
Замовлення з пошти, сайту, Telegram чи Viber автоматично перевіряються за залишками й прайсом і потрапляють у BAS/1С як чернетки. Менеджер лише підтверджує спірні випадки.
Продажі й дистрибуція
Автоматизація продажів для виробників і дистриб’юторів
Автоматизація продажів від Join.To.IT — для компаній, де замовлення приходять телефоном, у Viber і поштою, а менеджери вручну переносять їх у BAS/1С. Ми зв’язуємо CRM, облікову систему й роботу торгових представників в один процес. Починаємо з аудиту, перший пілот запускаємо за 3–6 тижнів.
- Замовлення потрапляють у BAS/1С без ручного введення
- Пілот на одному процесі за 3–6 тижнів
- Можна почати з одного відділу чи регіону
- 01 Аудит продажів
- 02 Пілот на одному процесі
- 03 Впровадження в інших командах
- 04 Підтримка й розвиток
Менеджери мають продавати, а не переписувати замовлення
У типовій дистриб’юторській чи виробничій компанії клієнт надсилає замовлення фотографією в месенджері, торговий представник диктує його телефоном, а менеджер вручну вносить позиції в BAS. Залишки й ціни уточнюють у колег, знижку погоджують у чаті, а про прострочену оплату згадують, коли клієнт уже робить нове замовлення.
Через це менеджери витрачають години на рутину, керівник не бачить реальної воронки, а помилки в замовленнях з’ясовуються вже після відвантаження.
Автоматизація відділу продажів не означає, що треба одразу купувати нову CRM і перевчати всю команду. Можна почати з одного найболючішого місця — наприклад, з прийому замовлень від торгових представників — і розширювати, коли результат стане видно в цифрах.
Що охоплює автоматизація продажів
Кожен процес можна автоматизувати окремо. Порядок визначаємо після аудиту: спершу те, що найшвидше окупиться.
Застосунок торгового представника
Маршрут на день, замовлення з актуальними цінами й залишками, фото полиці, відмітка візиту й робота без інтернету. Дані одразу йдуть у облікову систему.
CRM і воронка продажів
Налаштування чи розробка CRM під ваш процес продажу, синхронізація клієнтів, угод і оплат з BAS/1С, щоб відділ продажів і фінанси бачили однакові цифри.
Комерційні пропозиції й договори
КП, рахунки й договори формуються з шаблонів за даними CRM, надсилаються на підпис через Вчасно чи інший сервіс електронного документообігу.
Ціни, знижки й кредитні ліміти
Правила знижок і цінові угоди в системі, погодження відхилень у один клік, блокування відвантаження клієнтам із простроченою оплатою.
Дебіторка й нагадування про оплату
Автоматичні нагадування клієнтам перед строком оплати, щоденний список прострочень для менеджера, звірка оплат з банком через API.
Як ми працюємо
Після кожного етапу ви отримуєте результат, який можна оцінити до того, як погоджувати наступний.
- 01
Аудит процесів
Розбираємо шлях замовлення від першого контакту до оплати разом з менеджерами, торговими представниками й бухгалтерією. Рахуємо, скільки часу йде на кожен крок. Зазвичай 1–2 тижні.
Результат Карта процесу продажу й список кроків, які варто автоматизувати першими
- 02
Пілот на одному процесі
Автоматизуємо один процес, наприклад прийом замовлень від торгових представників, на одній команді чи в одному регіоні. Новий процес працює паралельно зі старим, поки цифри не підтвердять ефект. Зазвичай 3–6 тижнів.
Результат Робочий процес і виміряна економія часу
- 03
Впровадження
Поширюємо рішення на інші команди й регіони, додаємо наступні процеси в погодженому порядку, навчаємо менеджерів. Зазвичай 1–4 місяці.
Результат Продажі, облік і оплати працюють як один процес
- 04
Підтримка
Стежимо за обміном даними, оновлюємо інтеграції, коли змінюється API сервісу, допрацьовуємо процеси під нові правила продажу. Оплата щомісяця.
Результат Система, що працює й після запуску
Скільки це коштує
Ціна залежить від кількості систем, каналів продажу й користувачів, а також від того, чи потрібен мобільний застосунок.
| Варіант | Пілот | Один процес | Комплексно |
|---|---|---|---|
| Що входить | Аудит і автоматизація одного кроку, наприклад прийому замовлень з пошти чи месенджера | Повний процес: застосунок торгового представника або CRM з інтеграцією в BAS/1С | Замовлення, CRM, торгові представники, оплати й звітність разом, з підтримкою |
| Строки | 3–6 тижнів | 1–3 місяці | 3–9 місяців, етапами |
| Коли підходить | Хочете перевірити підхід на одній команді | Один процес явно забирає найбільше часу | Перебудовуєте всю систему продажів |
| Орієнтовний бюджет | 60 000–150 000 грн | 150 000–450 000 грн | від 450 000 грн |
Це орієнтовні діапазони; точну оцінку ви отримаєте після аудиту. Автоматизувати всі продажі одразу не обов’язково: можна почати з одного процесу чи регіону й додавати наступні поетапно.
Системи, які підключаємо
Працюємо з API, обміном файлами й базами даних ваших систем. Остаточний список для проєкту погоджуємо після аудиту.
- BAS Управління торгівлею
- BAS ERP
- 1С:Підприємство
- KeyCRM
- Bitrix24
- HubSpot
- Вчасно
- Checkbox
- ПриватБанк API
- monobank API
- Нова пошта
- Prom.ua
- Rozetka
- Telegram
- Viber
- Google Workspace
- Excel
Приклад
Як може виглядати пілот у дистрибуції
Уявімо дистриб’ютора продуктів харчування з 20 торговими представниками. Вони відвідують магазини, записують замовлення в блокнот чи фотографують їх і надсилають у Viber. Два оператори щодня вручну вносять ці замовлення в BAS, уточнюючи залишки телефоном. Частина замовлень губиться, а ціни іноді беруть зі старого прайсу.
Пілот охоплює одну команду з п’яти представників. Вони отримують мобільний застосунок з маршрутом, актуальними цінами й залишками з BAS. Замовлення одразу потрапляє в облікову систему, а оператор перевіряє лише ті, де є відхилення від прайсу чи кредитного ліміту.
Часті запитання
Скільки коштує автоматизація продажів?
Пілот на одному процесі, наприклад прийомі замовлень, зазвичай коштує 60 000–150 000 грн і триває 3–6 тижнів. Повний процес, як-от застосунок торгового представника чи CRM з інтеграцією в BAS/1С, — 150 000–450 000 грн. Комплексна автоматизація починається приблизно від 450 000 грн. Точну оцінку даємо після аудиту, коли зрозуміло, скільки систем і користувачів задіяно.
Як автоматизувати роботу торгових представників?
Зазвичай це мобільний застосунок або Telegram-бот, де представник бачить маршрут, клієнтів, актуальні ціни й залишки, оформлює замовлення й фіксує візит. Дані одразу потрапляють у BAS/1С чи CRM. Важливо, щоб застосунок працював без інтернету й синхронізувався пізніше: у магазинах і на трасі зв’язок буває поганий. Починати варто з однієї команди.
Чи потрібна CRM, якщо ми працюємо в BAS?
BAS добре веде облік, але погано підходить для роботи з потенційними клієнтами, угодами й завданнями менеджерів. CRM закриває саме цю частину. Головне — налаштувати обмін так, щоб клієнти, замовлення й оплати не дублювалися вручну. Якщо продажі здебільшого повторні й прогнозовані, іноді достатньо доопрацювати BAS і обійтися без окремої CRM.
З чого почати автоматизацію відділу продажів?
З процесу, який повторюється щодня й забирає найбільше ручної роботи. Найчастіше це введення замовлень, погодження знижок або контроль оплат. Аудит показує, скільки часу йде на кожен крок, і допомагає обрати перший пілот. Не варто починати з покупки нової системи: спершу зрозумійте, який процес вона має покращити.
Скільки триває автоматизація продажів?
Аудит займає 1–2 тижні, пілот на одному процесі — 3–6 тижнів, включно з періодом, коли нове й старе працюють паралельно. Мобільний застосунок для торгових представників чи CRM з інтеграцією зазвичай займає 1–3 місяці. Повна перебудова продажів ділиться на етапи на 3–9 місяців, і кожен етап дає робочий результат.