Договори й комерційні документи
Договори, додатки, рахунки й КП формуються з шаблонів за даними BAS чи CRM, з контролем версій і зміною лише погоджених полів.
Документообіг
Автоматизація документообігу для середнього й великого бізнесу
Автоматизація документообігу від Join.To.IT прибирає ручну роботу з договорами, рахунками, актами й накладними: документи створюються з даних BAS чи CRM, проходять погодження, підписуються КЕП і потрапляють в архів. Працюємо з виробничими й торговими компаніями. Починаємо з аудиту, пілот на одному типі документів — за 3–6 тижнів.
- Документи з даних BAS і CRM, без повторного введення
- Маршрути погодження й підписання КЕП
- Обмін з контрагентами через Вчасно й M.E.Doc
- 01 Аудит документів
- 02 Пілот на одному типі документів
- 03 Впровадження
- 04 Підтримка
Електронний документообіг — це більше, ніж підписати PDF
Більшість компаній уже підписують частину документів КЕП і користуються сервісами на кшталт Вчасно чи M.E.Doc. Але сам процес часто лишається ручним: менеджер копіює реквізити з BAS у шаблон Word, надсилає договір юристу поштою, чекає на погодження в месенджері, потім вручну завантажує файл у сервіс і так само вручну переносить статус назад в облік.
Ми автоматизуємо весь шлях документа. Договір, рахунок чи акт формується з даних облікової системи або CRM, автоматично потрапляє до тих, хто має його погодити, підписується КЕП, надсилається контрагенту й повертається в BAS зі статусом. Вхідні рахунки й накладні розпізнаються й вносяться в облік без ручного введення, а підписані документи зберігаються в архіві з пошуком.
Переводити весь документообіг на нові рейки одразу не потрібно. Зазвичай починаємо з одного типу документів, який забирає найбільше часу, наприклад договорів з клієнтами або вхідних рахунків постачальників, і розширюємося, коли перший процес працює.
Що включає автоматизація документообігу
Ці процеси ми автоматизуємо найчастіше. Кожен можна взяти окремо.
Маршрути погодження
Документ автоматично йде до юриста, фінансового директора чи керівника за правилами: сума, тип договору, контрагент. З нагадуваннями й історією погоджень.
Підписання КЕП і обмін з контрагентами
Надсилання й підписання первинних документів через Вчасно, податкових накладних через M.E.Doc, з автоматичним поверненням статусу в облік.
Розпізнавання вхідних документів
Рахунки, накладні й акти з пошти та PDF розпізнаються з допомогою AI, звіряються із замовленнями й створюються в BAS як чернетки для перевірки.
Архів і пошук
Усі підписані документи в одному архіві з пошуком за контрагентом, номером, сумою й датою, з правами доступу для різних відділів.
Кадрові документи
Накази, заяви й ознайомлення з документами в електронному вигляді з підписанням КЕП, щоб не збирати підписи працівників на папері.
Як ми автоматизуємо документообіг
Кожен етап закінчується результатом, який ви оцінюєте перед наступним кроком.
- 01
Аудит документів
Складаємо перелік типів документів, їхніх маршрутів, учасників і систем, рахуємо, де документи затримуються. Зазвичай 1–2 тижні.
Результат Карта документообігу й перелік документів, які варто автоматизувати першими
- 02
Пілот на одному типі документів
Автоматизуємо один процес, наприклад договори з клієнтами або вхідні рахунки, від створення до архіву. Запускаємо паралельно з поточним способом. Зазвичай 3–6 тижнів.
Результат Робочий процес і виміряний час проходження документа
- 03
Впровадження
Додаємо інші типи документів і відділи, налаштовуємо права доступу й навчаємо працівників. Зазвичай 1–3 місяці на напрям, комплексно — 3–6 місяців.
Результат Електронний документообіг у кількох відділах
- 04
Підтримка
Оновлюємо шаблони й маршрути, коли змінюються правила чи законодавство, стежимо за обміном з сервісами. Щомісяця.
Результат Документообіг, який встигає за змінами
Скільки коштує перехід на електронні документи
Ціна залежить від кількості типів документів, складності маршрутів погодження й систем, з якими треба обмінюватися даними.
| Варіант | Пілот | Один процес | Комплексно |
|---|---|---|---|
| Що входить | Аудит і автоматизація одного типу документів з простим маршрутом | Повний процес з шаблонами, погодженнями, КЕП та інтеграцією з BAS | Документообіг кількох відділів, архів, кадрові документи й підтримка |
| Типовий строк | 3–6 тижнів | 1–3 місяці | 3–6 місяців, поетапно |
| Коли підходить | Хочете перевірити підхід на одному документі | Один тип документів явно гальмує роботу | Документообіг потрібно перебудувати в усій компанії |
| Орієнтовний бюджет | 50 000–130 000 грн | 130 000–400 000 грн | від 400 000 грн |
Це орієнтовні діапазони без вартості тарифів сервісів ЕДО: фіксовану оцінку ви отримуєте після аудиту. Автоматизувати документообіг можна частково й поетапно, по одному типу документів.
Сервіси й системи, з якими працюємо
Підключаємося до API сервісів електронних документів, облікових систем і сховищ. Конкретний набір погоджуємо після аудиту.
- Вчасно
- M.E.Doc
- Дія.Підпис і КЕП
- BAS і 1С
- KeyCRM
- Bitrix24
- HubSpot
- Google Workspace
- Microsoft 365 і SharePoint
- Telegram
- Excel і CSV
Приклад
Як може виглядати пілот з документообігу
Це ілюстрація, а не кейс конкретного клієнта. Уявімо виробника, який щомісяця отримує кілька сотень рахунків і накладних від постачальників сировини й послуг. Документи приходять на пошту й через Вчасно, бухгалтер вручну вносить їх у BAS, звіряє із замовленнями й передає на погодження оплати.
Пілот збирає вхідні документи з пошти й Вчасно, розпізнає реквізити, суми й позиції, звіряє їх із замовленнями постачальникам у BAS і створює чернетки документів. Бухгалтер перевіряє лише розбіжності, а рахунок автоматично йде на погодження оплати відповідальному керівнику.
Часті запитання
Скільки коштує автоматизація документообігу?
Пілот на одному типі документів зазвичай коштує 50 000–130 000 грн. Повний процес із шаблонами, погодженнями, підписанням КЕП та інтеграцією з BAS — 130 000–400 000 грн. Комплексний документообіг для кількох відділів — від 400 000 грн. Тарифи сервісів на кшталт Вчасно чи M.E.Doc оплачуються окремо. Фіксовану оцінку даємо після аудиту.
Що таке електронний документообіг і чи має він юридичну силу?
Електронний документообіг — це створення, погодження, підписання й зберігання документів в електронному вигляді. В Україні документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має таку саму юридичну силу, як паперовий з печаткою. Більшість договорів, актів, рахунків і накладних можна вести лише в електронному вигляді. Для окремих документів можуть бути винятки, їх варто уточнити з юристом.
Чим автоматизація відрізняється від сервісу на кшталт Вчасно?
Вчасно чи M.E.Doc дають змогу підписати документ і передати його контрагенту. Автоматизація покриває решту шляху: створення документа з даних BAS чи CRM, внутрішнє погодження, відправлення в сервіс без ручного завантаження й повернення статусу в облік. Ми не замінюємо ці сервіси, а поєднуємо їх з вашими системами, щоб документ не доводилося переносити вручну.
Чи можна автоматизувати документообіг з BAS?
Так. Документи формуються з даних BAS: реквізитів контрагента, номенклатури, сум і умов оплати. Після підписання статус і скан документа повертаються в облік. Вхідні рахунки й накладні можна розпізнавати й створювати в BAS як чернетки для перевірки бухгалтером. Обмін налаштовуємо через HTTP-сервіси BAS або API сервісів ЕДО.
Скільки триває перехід на електронний документообіг?
Аудит займає 1–2 тижні, пілот на одному типі документів — 3–6 тижнів. Повний процес для одного напряму, наприклад договорів із клієнтами, налаштовується за 1–3 місяці. Перехід кількох відділів займає 3–6 місяців, але робиться поетапно: паперові й електронні документи якийсь час існують паралельно, поки контрагенти й працівники звикають до нового порядку.