Daten in einem Data Warehouse
Automatisches Laden von Daten aus ERP, CRM, Banken, E-Commerce-Plattformen und Excel, täglich oder stündlich. Die Daten werden bereinigt und gemeinsamen Stammdaten zugeordnet.
BI und Reporting
Automatisierung von Finanzreporting und BI
Join.To.IT automatisiert das Management-Reporting für Inhaber und CFOs, die jeden Monat auf Berichte warten, die von Hand aus ERP, CRM, Banken und Excel zusammengestellt werden. Wir führen diese Daten an einem Ort zusammen und bauen Berichte, die sich selbst aktualisieren. Wir beginnen mit einem Audit und starten das erste Dashboard in 3–6 Wochen.
- Berichte aktualisieren sich täglich, nicht einmal im Monat
- Ein erstes funktionierendes Dashboard in 3–6 Wochen
- Aufgebaut auf Daten aus den Systemen, die Sie bereits nutzen
- 01 Reporting-Audit
- 02 Pilot für einen Bericht
- 03 Ausbau auf weitere Berichte
- 04 Betreuung und Weiterentwicklung
Entscheidungen fallen auf Basis von Zahlen, die einen Monat alt sind
In den meisten Unternehmen läuft das Management-Reporting so: Nach dem Monatsabschluss exportiert die Finanzabteilung Daten aus dem ERP, Kontoauszüge und Vertriebstabellen, führt sie mehrere Tage lang in Excel zusammen und verteilt die Kosten von Hand auf die Geschäftsbereiche. Der Inhaber sieht die GuV in der dritten Woche, wenn es zu spät ist, noch etwas zu ändern.
Jede manuelle Arbeitsmappe ist ein Fehlerrisiko und eine Abhängigkeit von der einen Person, die weiß, wie sie funktioniert. Ist diese Person im Urlaub, ist der Bericht nicht fertig.
Um das zu ändern, braucht es weder ein neues ERP noch ein großes Analytics-Team. Nötig sind eine automatisierte Datenerfassung und abgestimmte Regeln, die aus den Daten Managementberichte machen. Sie können mit einem Bericht beginnen, etwa dem Cashflow, und nach und nach weitere hinzufügen.
Was die Automatisierung von Reporting und BI umfasst
Wir verkaufen kein fertiges BI-Produkt. Wir richten das Reporting nach Ihrer Unternehmensstruktur und Ihren Bilanzierungsrichtlinien ein.
GuV, Cashflow und Bilanz
Managementberichte nach Ihren Regeln: Kostenverteilung nach Geschäftsbereich, konzerninterne Verrechnungen, Währungsdifferenzen. Der Bericht ist am Tag nach dem Periodenabschluss fertig.
Budgetierung und Soll-Ist-Vergleich
Budgets nach Abteilung, automatischer Vergleich mit den Ist-Werten und Hinweise, wenn Ausgaben das Limit überschreiten.
Dashboards für Inhaber und Führungskräfte
Kennzahlen auf einem Bildschirm: Umsatz, Marge, Bestände, Forderungen, Liquidität. Mit Drill-down bis zur einzelnen Buchung.
Analysen für Vertrieb, Lager und Produktion
Marge nach Kunde und Produkt, Lagerumschlag, Stückkosten, Planerfüllung. Business Analytics für operative Entscheidungen, nicht nur für den Finanzbericht.
Zeitgesteuerte Berichte und Warnungen
Berichte nach Zeitplan per E-Mail, in Slack oder Teams und Warnungen bei Abweichungen: Umsatzrückgang, steigende Forderungen, Liquiditätsengpass.
Wie wir arbeiten
Jede Phase endet mit einem funktionierenden Ergebnis, und Sie entscheiden, ob es weitergeht.
- 01
Prozess-Audit
Gemeinsam mit Ihrer Finanzabteilung klären wir, welche Berichte gebraucht werden, woher die Daten kommen und wo sie auseinanderlaufen. Wir dokumentieren Verteilungsregeln und Berichtsstruktur. In der Regel 1–2 Wochen.
Ergebnis Eine Struktur für das Management-Reporting und eine Karte der Datenquellen
- 02
Pilot für einen Prozess
Wir automatisieren einen Bericht, etwa Cashflow oder GuV nach Geschäftsbereich, und gleichen ihn mit der manuellen Version ab, bis die Zahlen übereinstimmen. In der Regel 3–6 Wochen.
Ergebnis Ein sich selbst aktualisierender Bericht und eine geprüfte Methodik
- 03
Einführung
Wir ergänzen weitere Berichte und Datenquellen, richten Zugriffe für Führungskräfte ein und schulen das Team in den Dashboards. In der Regel 1–4 Monate.
Ergebnis Vollständiges Management-Reporting in einem System
- 04
Betreuung
Wir überwachen die Datenaktualisierung und passen Berichte an, wenn sich Unternehmensstruktur oder Bilanzierungsrichtlinien ändern. Monatliche Abrechnung.
Ergebnis Ein Reporting, dem Sie auch ein Jahr später noch vertrauen
Was es kostet
Der Preis hängt von der Zahl der Datenquellen, der Komplexität der Verteilungsregeln und davon ab, wie sauber die Daten in Ihrem ERP sind.
| Variante | Pilot | Ein Prozess | Durchgängiges Programm |
|---|---|---|---|
| Umfang | Audit plus ein Bericht oder Dashboard aus ein oder zwei Datenquellen | Management-Reporting für einen Bereich: GuV, Cashflow oder Soll-Ist-Vergleich | Vollständiges Management-Reporting und BI für alle Abteilungen, mit Betreuung |
| Dauer | 3–6 Wochen | 1–3 Monate | 3–6 Monate, in Phasen |
| Passend, wenn | Sie sehen möchten, wie ein automatisierter Bericht aussieht | Ein Bericht den Großteil der Zeit der Finanzabteilung bindet | Sie ein System für das gesamte Management-Reporting brauchen |
| Typisches Budget | 6.900–13.800 € | 13.800–38.700 € | Ab 38.700 € |
Dies sind Richtwerte; eine genaue Schätzung erhalten Sie nach dem Audit. Lizenzen für BI-Tools werden, falls nötig, separat bezahlt. Sie müssen nicht das gesamte Reporting auf einmal automatisieren: Beginnen Sie mit einem Bericht und nehmen Sie die nächsten in Phasen hinzu.
Datenquellen und Tools
Wir binden ERP, CRM und Banken über APIs, Exporte oder direkten Datenbankzugriff an. Das Dashboard-Tool wählen wir passend zu Ihrem Budget und Team.
- NetSuite
- SAP Business One
- Odoo
- QuickBooks
- Xero
- 1C und BAS
- Salesforce
- HubSpot
- Shopify
- Stripe
- Plaid und Bank-APIs
- Excel und Google Sheets
- Power BI
- Looker Studio
- PostgreSQL
- BigQuery und Snowflake
Beispiel
Wie ein Reporting-Pilot aussehen kann
Nehmen wir einen Baustoffhändler mit drei Niederlassungen. Die Buchhaltung läuft im ERP, die Konten liegen bei zwei Banken, und der Vertriebsplan ist eine Tabelle. Der CFO verbringt jeden Monat acht bis zehn Tage damit, die Management-GuV von Hand zusammenzustellen, und aktualisiert die Liquiditätsprognose einmal pro Woche.
Der Pilot umfasst nur den Cashflow. Daten aus ERP und Banken landen jeden Morgen im Data Warehouse, Zahlungen werden nach abgestimmten Regeln kategorisiert, und das Dashboard zeigt Salden, erwartete Eingänge und Zahlungen für die nächsten vier Wochen. Die GuV bleibt vorerst manuell und wird zur nächsten Etappe.
Häufige Fragen
Was kostet die Automatisierung des Reportings?
Ein Pilot mit einem Bericht oder Dashboard kostet in der Regel 6.900–13.800 € und dauert 3–6 Wochen. Die Automatisierung eines Bereichs, etwa GuV oder Cashflow, liegt typischerweise bei 13.800–38.700 €. Vollständiges Management-Reporting für alle Abteilungen beginnt bei etwa 38.700 €. Lizenzen für BI-Tools werden separat bezahlt. Eine genaue Schätzung erhalten Sie nach dem Audit.
Lässt sich das Management-Reporting im ERP abbilden?
Teilweise. Die meisten ERP-Systeme, darunter NetSuite und SAP Business One, haben integrierte Berichte, und für ein kleineres Unternehmen können sie genügen. Probleme beginnen, wenn die Daten über mehrere Gesellschaften, Banken und ein CRM verteilt sind oder wenn die Regeln zur Kostenverteilung nicht zur Standardeinrichtung passen. Dann ist es einfacher, die Daten in einem separaten Data Warehouse zu sammeln und von dort aus zu berichten, ohne das ERP zu überlasten.
Was ist ein BI-System, und braucht ein mittelständisches Unternehmen eines?
Ein BI-System holt Daten aus verschiedenen Quellen und stellt sie als Berichte und Dashboards dar, die sich automatisch aktualisieren. Ein mittelständisches Unternehmen braucht eines, wenn Entscheidungen auf veralteten Zahlen beruhen oder Berichte die Finanzabteilung tagelang beschäftigen. Sie können mit einem Dashboard und einem günstigen Tool wie Power BI oder Looker Studio beginnen und später skalieren.
Wie automatisiert man das Reporting aus ERP, CRM und Banken?
Richten Sie regelmäßige Datenladevorgänge aus jedem System über APIs oder Dateiaustausch ein, ordnen Sie die Daten gemeinsamen Kunden-, Produkt- und Kontenlisten zu und legen Sie dann die Regeln fest, die aus den Daten einen Bericht machen. Danach aktualisiert sich der Bericht täglich oder stündlich. Der schwierigste Teil ist meist nicht technisch, sondern die Abstimmung der Methodik mit der Finanzabteilung.
Wie lange dauert ein Projekt für das Management-Reporting?
Das Audit dauert 1–2 Wochen, der erste funktionierende Bericht 3–6 Wochen, einschließlich des Abgleichs mit der manuellen Version. Vollständiges Management-Reporting mit GuV, Cashflow und Soll-Ist-Vergleich dauert in der Regel 3–6 Monate und wird in Etappen aufgeteilt. Jede Etappe endet mit einem Bericht, den Sie bereits nutzen können, sodass Sie nicht auf das Projektende warten.