Finanzen und Buchhaltung
Rechnungserfassung aus E-Mail und PDF, dreifacher Abgleich, Zahlungsfreigaben, Bankabstimmung und Spesen-Workflows, die direkt in Ihr Buchhaltungssystem buchen.
Geschäftsprozessautomatisierung
Geschäftsprozessautomatisierung für Ihr Unternehmen
Join.To.IT automatisiert die Handarbeit zwischen Ihrem ERP, CRM, Tabellen und Postfächern: Freigaben, Dateneingabe, Dokumente, Reporting und KI-gestützte Aufgaben. Wir beginnen mit einem Prozess-Audit, automatisieren als Pilot einen Workflow in 4–8 Wochen und bauen dann Schritt für Schritt aus, statt alle Systeme auf einmal zu ersetzen.
- Prozess-Audit vor jeder Entscheidung über Tools oder Plattformen
- Ein funktionierender Pilot für einen Workflow in 4–8 Wochen
- Aufgebaut auf dem ERP und CRM, die Sie bereits nutzen
- 01 Prozess-Audit
- 02 Pilot für einen Workflow
- 03 Ausbau auf weitere Prozesse
- 04 Betreuung und Monitoring
Die meisten Unternehmen brauchen kein neues System. Sie brauchen bestehende Systeme, die zusammenarbeiten
In einem typischen mittelständischen Unternehmen kommen Aufträge per E-Mail, jemand tippt sie ins ERP ab, eine Führungskraft gibt im Chat einen Rabatt frei, und die Finanzabteilung baut jeden Montag denselben Bericht in Excel neu. Jeder Schritt ist klein. Zusammen kosten sie jeden Tag Stunden, und jede manuelle Kopie ist eine Fehlerquelle.
Geschäftsprozessautomatisierung beseitigt diese Übergaben. Wir verbinden die Systeme, die Sie bereits nutzen, übertragen Daten ohne Abtippen, leiten Freigaben an die richtige Person und markieren die Fälle, die weiterhin eine menschliche Entscheidung brauchen. Wo eine Aufgabe das Lesen von Dokumenten oder die Beantwortung wiederkehrender Fragen umfasst, ergänzen wir den Workflow um KI.
Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Die meisten unserer Projekte beginnen mit einem Prozess, dessen Kosten klar sind, belegen dort das Ergebnis und gehen dann zum nächsten über.
Leistungen in der Automatisierung
Jeder Bereich kann ein eigenes Projekt sein oder eine Phase eines größeren Programms.
01
CRM
CRM-Einführung oder ein individuelles CRM, synchron mit Ihrem ERP und Ihrer Buchhaltung, damit der Vertrieb keine Daten mehr abtippt.
02ERP-Integration
ERP-Integration und -Anpassung für 1C/BAS, SAP Business One, NetSuite und Odoo: Datenaustausch mit CRM, Banken, E-Commerce und Dokumenten.
03Dokumenten-Workflow
Verträge und Rechnungen aus Vorlagen, Freigabe-Workflows, E-Signaturen und Lieferantenbelege, erfasst ohne Papier und ohne manuelle Eingabe.
04Lager und Produktion
Bestände, Kommissionierung, Fertigungsaufträge und Einkauf mit Ihrem ERP verbunden, ohne Daten zwischen Fertigung und Büro abzutippen.
05Vertrieb
Auftragseingang, CRM, Außendienst und Zahlungsverfolgung in einem Prozess, verbunden mit Ihrem ERP.
06BI und Reporting
Managementberichte und Dashboards, die sich selbst aktualisieren, mit Daten aus ERP, CRM, Banken und Tabellen an einem Ort.
07KI-Assistenten und Chatbots
Chatbots für Kunden und Händler, KI-Assistenten für Ihr Team und KI-Agenten, die mit Ihrem ERP, CRM und Ihren Dokumenten arbeiten.
Was unsere Leistungen in der Geschäftsprozessautomatisierung umfassen
Diese Workflows automatisieren wir am häufigsten. Jeder davon kann ein eigenes Projekt oder Teil eines größeren Programms sein.
Vertrieb und CRM
Lead-Verteilung, Erstellung von Angeboten und Verträgen, Rabattfreigaben und CRM-Daten, die mit dem ERP synchron bleiben, damit Vertrieb und Finanzen dieselben Zahlen sehen.
Betrieb, Lager und Einkauf
Bedarfsanforderungen, Lieferantenbestellungen, Bestandswarnungen sowie Produktions- und Lageraufgaben, die ohne Telefonat zum nächsten Schritt weitergehen.
Dokumenten-Workflows
Verträge, Abnahmeprotokolle und interne Dokumente aus Vorlagen erstellt, elektronisch unterschrieben, zur Freigabe weitergeleitet und durchsuchbar archiviert.
Reporting und Dashboards
Daten aus ERP, CRM und Tabellen an einem Ort, mit Managementberichten, die sich selbst aktualisieren, statt jede Woche neu gebaut zu werden.
KI-Assistenten und -Agenten
KI, die eingehende Dokumente liest, Anfragen klassifiziert, Antworten entwirft und Fragen der Mitarbeiter aus Ihrer eigenen Wissensdatenbank beantwortet. Alles Wichtige gibt ein Mensch frei.
Wie ein Automatisierungsprojekt abläuft
Jede Phase endet mit einem Ergebnis, das Sie prüfen können, bevor Sie die nächste freigeben.
- 01
Prozess-Audit
Wir erfassen den aktuellen Prozess mit den Menschen, die ihn ausführen, messen, wo die Zeit hingeht, und listen die beteiligten Systeme und Daten auf. In der Regel 1–2 Wochen.
Ergebnis Eine priorisierte Liste von Prozessen mit der erwarteten Wirkung ihrer Automatisierung
- 02
Pilot für einen Prozess
Wir automatisieren den Prozess mit der klarsten Amortisation, binden die nötigen Systeme an und betreiben ihn parallel zum alten Weg, bis die Zahlen stabil sind. In der Regel 4–8 Wochen.
Ergebnis Ein funktionierender Workflow und gemessene Einsparungen bei Zeit oder Fehlern
- 03
Einführung
Wir übertragen den Ansatz auf die nächsten Prozesse in der nach dem Audit vereinbarten Reihenfolge und nutzen die für den Pilot gebauten Integrationen weiter. In der Regel 2–6 Monate.
Ergebnis Verbundene Workflows über Teams hinweg
- 04
Betreuung und Weiterentwicklung
Wir überwachen die Integrationen, beheben, was ausfällt, wenn ein Anbieter eine API ändert, und passen Workflows an, wenn sich Ihre Geschäftsregeln ändern.
Ergebnis Automatisierung, die auch nach dem Start funktioniert
Was Geschäftsprozessautomatisierung kostet
Der Preis hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und wie sauber die Daten sind. Dies sind Richtwerte; eine verbindliche Schätzung erhalten Sie nach dem Audit.
| Variante | Pilot | Ein Prozess | Durchgängiges Programm |
|---|---|---|---|
| Umfang | Audit plus Automatisierung eines einfachen Workflows mit ein oder zwei Systemen | Ein vollständiger Prozess über mehrere Systeme, mit Freigaben, Benachrichtigungen und Reporting | Mehrere verbundene Prozesse über Abteilungen hinweg, plus Betreuung |
| Typische Dauer | 3–6 Wochen | 1–3 Monate | 3–9 Monate, in Phasen |
| Passend, wenn | Sie den Ansatz vor einem größeren Budget testen möchten | Ein Prozess klar die meiste Zeit oder die meisten Fehler kostet | Die Automatisierung Teil eines umfassenderen Plans für den Betrieb ist |
| Typisches Budget | 6.900–17.200 € | 17.200–51.600 € | Ab 51.600 € |
Die laufende Betreuung wird monatlich abgerechnet und hängt von der Zahl der Integrationen ab. Code, Workflows und Dokumentation gehören Ihnen.
Automatisierung in Phasen oder ein neues System?
Manchmal ist der Austausch von ERP oder CRM die richtige Entscheidung. Häufiger sind die bestehenden Systeme in Ordnung, und das Problem sind die Lücken zwischen ihnen.
| Frage | ERP oder CRM ersetzen | Automatisierung in Phasen |
|---|---|---|
| Wann Sie Ergebnisse sehen | Nach Migration und Umschulung der Mitarbeiter | Nach dem ersten Pilot, in Wochen |
| Störung des Tagesgeschäfts | Hoch während der Umstellung | Jeweils ein Prozess |
| Budget | Hohe Vorabkosten für Lizenzen und Einführung | Etappe für Etappe freigegeben |
| Teilweise Automatisierung | Selten möglich | Der Normalfall: automatisieren, was sich auszahlt, den Rest manuell lassen |
| Wann es sinnvoll ist | Das bestehende System kann die Arbeitsweise des Unternehmens nicht abbilden | Die Systeme funktionieren, aber Mitarbeiter übertragen Daten von Hand zwischen ihnen |
Systeme, die wir verbinden
Wir arbeiten mit den APIs, Datenbanken und Dateiexporten, die Ihre Systeme bereits haben. Wo ein Low-Code-Tool wie Make, n8n oder Power Automate genügt, nutzen wir es; wo nicht, programmieren wir die Integration.
- NetSuite
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics 365
- QuickBooks
- Xero
- Salesforce
- HubSpot
- Pipedrive
- Microsoft 365 und SharePoint
- Google Workspace
- Slack und Microsoft Teams
- DocuSign
- Stripe
- SQL-Datenbanken
- REST- und SOAP-APIs
- Excel und CSV
Beispiel
Wie ein erster Pilot aussieht
Nehmen wir einen Hersteller, der Aufträge von Händlern per E-Mail erhält. Ein Sachbearbeiter liest jeden Auftrag, prüft den Bestand im ERP, tippt den Auftrag ein und sendet eine Bestätigung. Bei 80 Aufträgen am Tag ist das der größte Teil der Arbeitswoche einer Person, und Tippfehler werden zu Falschlieferungen.
Der Pilot liest eingehende Aufträge, extrahiert Artikel und Mengen, prüft Bestand und Preise im ERP, legt einen Auftragsentwurf an und sendet dem Händler eine Bestätigung. Der Sachbearbeiter prüft nur noch die Aufträge, die das System markiert: unbekannte Artikel, Preise außerhalb der vereinbarten Spanne oder Fehlbestände.
Häufige Fragen
Was kostet Geschäftsprozessautomatisierung?
Ein Pilot für einen einfachen Workflow kostet in der Regel 6.900–17.200 €. Die Automatisierung eines vollständigen Prozesses über mehrere Systeme liegt typischerweise bei 17.200–51.600 €, ein Programm für mehrere Abteilungen beginnt bei etwa 51.600 €. Die wichtigsten Kostentreiber sind die Zahl der Systeme, die Qualität ihrer APIs und die Zahl der Ausnahmen im Prozess. Eine verbindliche Schätzung erhalten Sie nach dem Audit.
Welche Prozesse sollten wir zuerst automatisieren?
Beginnen Sie mit einem Prozess, der häufig läuft, klaren Regeln folgt und sichtbare Kosten verursacht: Stunden für Dateneingabe, verzögerte Freigaben oder wiederkehrende Fehler. Auftragserfassung, Rechnungsverarbeitung und das wöchentliche Reporting sind häufige erste Kandidaten. Das Audit ordnet Ihre Prozesse nach Aufwand und erwarteter Einsparung, sodass der erste Pilot derjenige ist, der sich am wahrscheinlichsten auszahlt.
Können Sie unser ERP und CRM integrieren?
In den meisten Fällen ja. Wir verbinden Systeme über ihre APIs, Datenbanken oder Dateiexporte und haben mit gängigen ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen gearbeitet. Hat ein System keine API, prüfen wir zeitgesteuerte Exporte, Datenbankzugriff oder das Auslesen von E-Mails. Was mit jedem Ihrer Systeme möglich ist, klären wir im Audit, bevor Sie sich für die Umsetzung entscheiden.
Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt?
Das Audit dauert ein bis zwei Wochen. Ein Pilot für einen Prozess läuft in der Regel vier bis acht Wochen, einschließlich einer Phase, in der der neue Workflow parallel zum alten läuft. Größere Programme werden in Phasen über drei bis neun Monate umgesetzt, und jede Phase liefert ein funktionierendes Ergebnis, statt auf einen großen Start zu warten.
Setzen Sie KI in der Automatisierung ein?
Wo sie hilft, ja. Regeln und Integrationen erledigen den Großteil der Arbeit; KI ist nützlich, um unstrukturierte Dokumente zu lesen, Anfragen zu klassifizieren und Fragen aus Ihrer Wissensdatenbank zu beantworten. Bei riskanten Entscheidungen bleibt ein Mensch beteiligt, und jede Aktion der KI wird protokolliert, sodass Sie prüfen können, was sie getan hat und warum.