Lead-Erfassung und -Verteilung
Leads aus Webformularen, E-Mail, Telefon, Live-Chat und LinkedIn werden automatisch im CRM angelegt und nach Gebiet, Produkt oder Auslastung der Vertriebsmitarbeiter zugewiesen.
CRM und Vertrieb
CRM-Automatisierung, CRM-Integration und individuelle CRM-Entwicklung
Ein CRM wirkt erst, wenn es mit dem Rest des Unternehmens verbunden ist, und nicht als separate Kontaktliste geführt wird. Join.To.IT richtet Standard-CRMs ein oder entwickelt individuelle Systeme für Hersteller, Großhändler und B2B-Dienstleister, verbindet sie mit ERP und Buchhaltung und automatisiert die Vertriebsschritte rundherum. Wir beginnen mit einem Audit und liefern ein erstes Ergebnis in 3–6 Wochen.
- Standard-CRM oder ein System rund um Ihren Prozess
- Bidirektionale Synchronisation mit dem ERP: Kunden, Preise, Bestände, Zahlungen
- Einführung in Phasen, beginnend mit einem Team
- 01 Audit des Vertriebsprozesses
- 02 Pilot mit einem Team
- 03 Unternehmensweite Einführung
- 04 Betreuung und Weiterentwicklung
Ein CRM, mit dem man arbeitet, nicht eines, das man für den Bericht ausfüllt
Viele Unternehmen zahlen bereits für ein CRM, und trotzdem führen Vertriebsmitarbeiter ihre Kunden in eigenen Tabellen, fragen Preise und Bestände bei der Buchhaltung nach und tippen jede Rechnung erneut ins ERP ein. Die Geschäftsführung sieht nur, was jemand gerade eintragen konnte. Für eine Prognose müssen die Zahlen weiterhin aus mehreren Quellen zusammengesucht werden.
Wir richten das CRM so ein, dass die Arbeit darin einfacher ist als die Arbeit drumherum. Leads von Website, E-Mail, Telefon und Chat landen automatisch im System, Preise und Bestände kommen aus dem ERP, und ein Angebot oder Auftrag geht mit einem Klick an die Buchhaltung. Der Vertrieb hat weniger Verwaltungsaufwand, und die Daten für das Reporting entstehen nebenbei bei der normalen Arbeit.
CRM-Automatisierung erfordert keinen unternehmensweiten Start am ersten Tag. Sie können mit einem Team oder einem Prozess beginnen, etwa der Bearbeitung eingehender Leads, prüfen, ob es funktioniert, und dann ausbauen.
Was CRM-Automatisierung umfasst
Diese Prozesse richten wir am häufigsten ein. Sie können mit jedem davon beginnen.
Synchronisation mit ERP und Buchhaltung
Kunden, Produkte, Preislisten, Bestände, Rechnungen und Salden stimmen in beiden Systemen überein. Ein im CRM gewonnener Deal wird ohne erneute Eingabe zum Auftrag in NetSuite, SAP Business One oder QuickBooks.
Angebote und Verträge
Angebote, Rechnungen und Verträge werden aus Vorlagen mit den Deal-Daten erstellt, durchlaufen die Rabattfreigabe und werden über DocuSign oder einen ähnlichen E-Signatur-Dienst unterschrieben.
Aufgaben und Pipeline-Steuerung
Erinnerungen an Nachfassaktionen, Nachbestellungen und überfällige Zahlungen, automatische Aufgaben in jeder Pipeline-Phase und Hinweise auf festgefahrene Deals.
Vertriebsreporting
Pipeline, Soll-Ist-Vergleich und Marge nach Kunde und Vertriebsmitarbeiter im CRM oder in Power BI, ohne dass jemand Tabellen zusammenfügt.
Individuelle CRM-Entwicklung
Wenn Standard-CRMs nicht zu Ihrem Vertriebsmodell, Händlernetz oder Ihrer Auftragsfertigung passen, entwickeln wir ein CRM rund um Ihren Prozess mit den nötigen Integrationen.
Wie wir ein CRM einführen
Jede Phase endet mit einem Ergebnis, das Sie prüfen, bevor Sie die nächste freigeben.
- 01
Audit des Vertriebsprozesses
Wir verfolgen, wie aus einem Lead eine Zahlung wird: wer was tut, welche Systeme beteiligt sind und wo Deals und Zeit verloren gehen. Außerdem prüfen wir, ob Ihr aktuelles CRM die Aufgabe erfüllen kann. In der Regel 1–2 Wochen.
Ergebnis Eine Karte des Vertriebsprozesses und eine Empfehlung: das aktuelle CRM neu konfigurieren, wechseln oder ein individuelles entwickeln
- 02
Pilot für einen Prozess
Wir starten das CRM für ein Team oder einen Prozess, etwa die Bearbeitung eingehender Leads mit ERP-Synchronisation. In der Regel 3–6 Wochen.
Ergebnis Ein funktionierender Prozess und erste Kennzahlen: Reaktionszeit, verlorene Leads
- 03
Einführung
Wir erweitern das CRM auf weitere Teams und Prozesse, migrieren Daten aus Tabellen und Altsystemen und schulen das Team. In der Regel 1–3 Monate, bei einem individuellen CRM länger.
Ergebnis Ein CRM, in dem das gesamte Vertriebsteam arbeitet
- 04
Betreuung und Weiterentwicklung
Wir überwachen die Integrationen, unterstützen die Nutzer und passen die Einrichtung an, wenn sich Ihre Vertriebsregeln ändern. Monatlich, nach Bedarf.
Ergebnis Ein System, das auch sechs Monate später noch stimmt
Was eine CRM-Einführung kostet
Der Preis hängt von der Zahl der Nutzer und Integrationen, der Qualität der zu migrierenden Daten und davon ab, ob Sie ein bestehendes Produkt nutzen oder ein eigenes entwickeln.
| Variante | Pilot | Ein Prozess | Durchgängiges oder individuelles CRM |
|---|---|---|---|
| Umfang | Konfiguration eines Standard-CRMs für einen Prozess plus eine einfache Synchronisation mit ERP oder Buchhaltung | Der gesamte Vertriebsprozess mit Integrationen für ERP, Telefon, E-Mail und E-Signatur | Ein CRM für mehrere Abteilungen oder ein individuell entwickeltes System, Datenmigration und Betreuung |
| Typische Dauer | 3–6 Wochen | 1–3 Monate | 3–9 Monate, in Phasen |
| Passend, wenn | Sie sehen möchten, ob das Team ein CRM annimmt | Die meisten Verluste in einem Prozess entstehen, etwa bei der Lead-Bearbeitung | Ihr Vertriebsprozess komplex ist oder Standard-CRMs nicht passen |
| Typisches Budget | 6.900–12.900 € | 12.900–38.700 € | Ab 38.700 € |
Dies sind Richtwerte ohne CRM-Lizenzgebühren; eine verbindliche Schätzung erhalten Sie nach dem Audit. Ein CRM kann teilweise und in Phasen eingeführt werden, beginnend mit einem Team.
Standard-CRM oder individuelle Entwicklung?
Für die meisten Unternehmen genügt ein gut konfiguriertes Standard-CRM. Ein individuelles CRM lohnt sich, wenn Ihr Vertriebsprozess nicht in eine Standard-Pipeline passt.
| Frage | Standard-CRM, konfiguriert | Individuelles CRM |
|---|---|---|
| Zeit bis zum Start | Wochen | Monate, der erste Teil geht aber früher live |
| Kosten | Geringer zu Beginn, monatliche Lizenzen pro Nutzer | Höher zu Beginn, keine Gebühren pro Nutzer |
| Flexibilität | Im Rahmen dessen, was das Produkt unterstützt | Jede Logik, die Ihr Prozess braucht |
| Passend für | Standardvertrieb im B2B oder B2C | Händlernetze, Auftragsfertigung, mehrstufige Freigaben |
Womit wir Ihr CRM verbinden
Wir verbinden über APIs, Webhooks und den Datenaustausch mit dem ERP. Die genaue Liste der Integrationen für Ihr Projekt stimmen wir nach dem Audit ab.
- HubSpot
- Salesforce
- Pipedrive
- Zoho CRM
- NetSuite
- SAP Business One
- Odoo
- QuickBooks
- Xero
- DocuSign
- Aircall und RingCentral
- Slack
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Zapier und Make
- Power BI
Beispiel
Wie ein CRM-Pilot aussehen kann
Dies ist eine Veranschaulichung, kein konkreter Kundenfall. Nehmen wir einen Großhändler, dessen Leads über die Website, ein gemeinsames Postfach und per SMS von Außendienstmitarbeitern eintreffen. Der Vertrieb führt Kunden in Tabellen und ruft wegen Preisen und Beständen im Lager an. Manche Leads bleiben unbeantwortet, und niemand weiß, wie viele.
Der Pilot sammelt jeden Lead im CRM, weist ihn einem Vertriebsmitarbeiter zu und holt aktuelle Preise, Bestände und den Kundensaldo aus dem ERP. Ein im CRM freigegebener Auftrag wird automatisch im ERP angelegt. Andere Teams arbeiten wie bisher weiter, und über den Ausbau wird anhand der Pilotzahlen entschieden.
Häufige Fragen
Was kostet eine CRM-Einführung?
Ein Pilot, der ein Standard-CRM für einen Prozess konfiguriert, kostet in der Regel 6.900–12.900 €. Der gesamte Vertriebsprozess mit Integrationen für ERP, Telefon und E-Mail liegt typischerweise bei 12.900–38.700 €. Eine Einführung in mehreren Abteilungen oder ein individuelles CRM beginnt bei etwa 38.700 €. CRM-Lizenzen werden separat bezahlt. Eine verbindliche Schätzung erhalten Sie nach dem Audit.
Welches CRM sollten wir wählen?
Das hängt davon ab, wie Sie verkaufen, wie viele Vertriebsmitarbeiter Sie haben und mit welchen Systemen das CRM Daten austauschen muss. HubSpot und Pipedrive passen zu vielen kleinen und mittelgroßen B2B-Teams; Salesforce eignet sich für größere Teams mit komplexen Gebieten und Freigaben. Wir sind an keinen Anbieter gebunden: Das Audit vergleicht die Optionen mit Ihrem Prozess, und individuelle Entwicklung empfehlen wir nur, wenn Standardprodukte nicht passen.
Können Sie ein CRM mit unserem ERP oder unserer Buchhaltung integrieren?
Ja. Wir synchronisieren Kunden, Produkte, Preislisten, Bestände, Aufträge, Rechnungen und Zahlungen mit NetSuite, SAP Business One, Odoo, QuickBooks, Xero und ähnlichen Systemen. Die Synchronisation kann bidirektional und nahezu in Echtzeit oder zeitgesteuert laufen, je nach ERP und dessen API-Limits. Das ERP bleibt die maßgebliche Quelle für die Finanzen, und der Vertrieb arbeitet im CRM, ohne Belege doppelt zu führen.
Wie lange dauert die Entwicklung eines individuellen CRMs?
Die Konfiguration eines Standard-CRMs für einen Prozess dauert 3–6 Wochen, eine vollständige Einführung 1–3 Monate. Ein individuelles CRM braucht in der Regel 3–9 Monate, wir liefern es aber in Etappen: Der erste funktionierende Teil, etwa die Lead-Bearbeitung, geht nach wenigen Wochen live, und der Rest kommt hinzu, während das Team das System bereits nutzt.
Wie bringen wir den Vertrieb dazu, das CRM wirklich zu nutzen?
Indem die Arbeit im CRM einfacher ist als die Arbeit daran vorbei. Wir beseitigen manuelle Eingaben, sodass Leads, Preise, Bestände und Dokumente von selbst im System erscheinen. Wir beziehen den Vertrieb in den Pilot ein, damit die Einrichtung zu seiner Arbeitsweise passt, schulen das Team und beobachten die Nutzung in den ersten Wochen nach dem Start, um Hindernisse zu beseitigen.