Verträge und kaufmännische Dokumente
Verträge, Nachträge, Rechnungen und Angebote aus Vorlagen mit ERP- oder CRM-Daten, mit Versionskontrolle und nur freigegebenen Feldern zur Bearbeitung.
Dokumenten-Workflow
Automatisierung von Dokumenten-Workflows für mittelständische und große Unternehmen
Join.To.IT beseitigt die Handarbeit rund um Verträge, Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine: Dokumente werden aus ERP- oder CRM-Daten erstellt, zur Freigabe weitergeleitet, elektronisch unterschrieben und in einem durchsuchbaren Archiv abgelegt. Wir arbeiten mit Herstellern, Großhändlern und Dienstleistern. Wir beginnen mit einem Audit und automatisieren als Pilot eine Belegart in 3–6 Wochen.
- Dokumente aus ERP- und CRM-Daten, ohne Abtippen
- Freigabe-Workflows und E-Signaturen
- Lieferantenrechnungen automatisch erfasst und abgeglichen
- 01 Dokumenten-Audit
- 02 Pilot für eine Belegart
- 03 Einführung
- 04 Betreuung
Dokumentenautomatisierung ist mehr als ein unterschriebenes PDF
Die meisten Unternehmen unterschreiben einen Teil ihrer Dokumente bereits mit DocuSign oder Adobe Acrobat Sign. Der Prozess rund um die Unterschrift ist aber oft noch manuell: Jemand kopiert Kundendaten aus dem ERP in eine Word-Vorlage, schickt den Entwurf per E-Mail an die Rechtsabteilung, wartet in Slack oder Teams auf die Freigabe, lädt die Datei zur Unterschrift hoch und aktualisiert danach den Status im ERP von Hand.
Wir automatisieren den gesamten Weg. Ein Vertrag, eine Rechnung oder eine Leistungsbeschreibung wird aus ERP- oder CRM-Daten erstellt, geht an die Personen, die sie freigeben müssen, wird elektronisch unterschrieben, an den Geschäftspartner gesendet und kehrt mit ihrem Status ins ERP zurück. Eingehende Rechnungen und Lieferscheine werden ohne manuelle Eingabe gelesen und erfasst, unterschriebene Dokumente in einem durchsuchbaren Archiv gespeichert.
Sie müssen nicht alle Dokumente auf einmal auf einen neuen Prozess umstellen. Meist beginnen wir mit der Belegart, die am meisten Zeit kostet, etwa Kundenverträgen oder Lieferantenrechnungen, und bauen aus, sobald dieser Prozess funktioniert.
Was die Automatisierung von Dokumenten-Workflows umfasst
Diese Prozesse automatisieren wir am häufigsten. Jeder davon kann einzeln angegangen werden.
Freigabe-Workflows
Dokumente gehen nach Regeln an die Rechtsabteilung, den CFO oder eine Abteilungsleitung: nach Betrag, Vertragsart, Geschäftspartner. Mit Erinnerungen und vollständiger Freigabehistorie.
E-Signaturen und Austausch mit Geschäftspartnern
Versand und Unterschrift über DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder andere Dienste für E-Signatur und E-Rechnung, mit automatischer Rückmeldung des Status ins ERP.
Erfassung eingehender Dokumente
Rechnungen, Lieferscheine und Quittungen aus E-Mail und PDF werden mit KI gelesen, mit Bestellungen abgeglichen und im ERP als Entwurf zur Prüfung angelegt.
Archiv und Suche
Alle unterschriebenen Dokumente in einem Archiv, durchsuchbar nach Geschäftspartner, Nummer, Betrag und Datum, mit Zugriffsrechten nach Abteilung, in SharePoint, Google Drive oder Ihrem eigenen Speicher.
Personaldokumente
Angebotsschreiben, Bestätigungen von Richtlinien und interne Formulare werden elektronisch unterschrieben, sodass niemand Unterschriften auf Papier einsammelt.
Wie wir Dokumenten-Workflows automatisieren
Jede Phase endet mit einem Ergebnis, das Sie prüfen, bevor Sie die nächste freigeben.
- 01
Dokumenten-Audit
Wir erfassen Belegarten, ihre Wege, Beteiligte und Systeme und messen, wo Dokumente hängen bleiben. In der Regel 1–2 Wochen.
Ergebnis Eine Karte der Dokumentenflüsse und die Liste der Dokumente, deren Automatisierung sich zuerst lohnt
- 02
Pilot für eine Belegart
Wir automatisieren einen Prozess, etwa Kundenverträge oder Lieferantenrechnungen, von der Erstellung bis zum Archiv und betreiben ihn parallel zum bisherigen Weg. In der Regel 3–6 Wochen.
Ergebnis Ein funktionierender Prozess und eine gemessene Durchlaufzeit der Dokumente
- 03
Einführung
Wir ergänzen weitere Belegarten und Abteilungen, richten Zugriffsrechte ein und schulen die Mitarbeiter. In der Regel 1–3 Monate pro Bereich, 3–6 Monate für ein Gesamtprogramm.
Ergebnis Elektronischer Dokumenten-Workflow in mehreren Abteilungen
- 04
Betreuung
Wir aktualisieren Vorlagen und Wege, wenn sich Richtlinien oder Vorschriften ändern, und überwachen die Anbindungen an externe Dienste. Monatlich.
Ergebnis Ein Dokumenten-Workflow, der mit Änderungen Schritt hält
Was die Automatisierung von Dokumenten-Workflows kostet
Der Preis hängt von der Zahl der Belegarten, der Komplexität der Freigabewege und den Systemen ab, die Daten austauschen müssen.
| Variante | Pilot | Ein Prozess | Durchgängiges Programm |
|---|---|---|---|
| Umfang | Audit plus Automatisierung einer Belegart mit einem einfachen Freigabeweg | Ein vollständiger Prozess mit Vorlagen, Freigaben, E-Signaturen und ERP-Integration | Dokumenten-Workflow für mehrere Abteilungen, Archiv, Personaldokumente und Betreuung |
| Typische Dauer | 3–6 Wochen | 1–3 Monate | 3–6 Monate, in Phasen |
| Passend, wenn | Sie den Ansatz an einem Dokument testen möchten | Eine Belegart das Geschäft deutlich ausbremst | Die Dokumentenbearbeitung im ganzen Unternehmen neu aufgebaut werden muss |
| Typisches Budget | 6.000–12.900 € | 12.900–34.400 € | Ab 34.400 € |
Dies sind Richtwerte ohne Abonnements für E-Signatur und E-Rechnung; eine verbindliche Schätzung erhalten Sie nach dem Audit. Dokumenten-Workflows lassen sich teilweise und in Phasen automatisieren, eine Belegart nach der anderen.
Dienste und Systeme, mit denen wir arbeiten
Wir binden die APIs von E-Signatur-Diensten, ERP, CRM und Dokumentenspeichern an. Die genaue Auswahl stimmen wir nach dem Audit ab.
- DocuSign
- Adobe Acrobat Sign
- PandaDoc
- NetSuite
- SAP Business One
- QuickBooks
- Xero
- Salesforce
- HubSpot
- Google Workspace
- Microsoft 365 und SharePoint
- Excel und CSV
Beispiel
Wie ein Pilot für den Dokumenten-Workflow aussehen kann
Dies ist eine Veranschaulichung, kein konkreter Kundenfall. Nehmen wir einen Hersteller, der monatlich mehrere hundert Rechnungen und Lieferscheine von Rohstoff- und Dienstleistungslieferanten erhält. Die Dokumente kommen per E-Mail und über Lieferantenportale. Eine Mitarbeiterin der Kreditorenbuchhaltung gibt sie ins ERP ein, gleicht sie mit Bestellungen ab und leitet sie zur Zahlungsfreigabe weiter.
Der Pilot sammelt eingehende Dokumente aus dem Postfach der Kreditorenbuchhaltung, liest Lieferantendaten, Beträge und Positionen, gleicht sie mit den Bestellungen im ERP ab und legt Rechnungsentwürfe an. Die Mitarbeiterin prüft nur noch die Abweichungen, und die Rechnung geht automatisch an die zuständige Führungskraft zur Zahlungsfreigabe.
Häufige Fragen
Was kostet die Automatisierung von Dokumenten-Workflows?
Ein Pilot für eine Belegart kostet in der Regel 6.000–12.900 €. Ein vollständiger Prozess mit Vorlagen, Freigaben, E-Signaturen und ERP-Integration liegt typischerweise bei 12.900–34.400 €. Ein Programm für mehrere Abteilungen beginnt bei etwa 34.400 €. Abonnements für Dienste wie DocuSign werden separat bezahlt. Eine verbindliche Schätzung erhalten Sie nach dem Audit.
Sind elektronisch unterschriebene Dokumente rechtsgültig?
In den meisten Fällen ja. In den USA stellen der ESIGN Act und der UETA elektronische Signaturen für die meisten Geschäftsverträge handschriftlichen gleich. In der EU erkennt die eIDAS-Verordnung elektronische Signaturen an, und qualifizierte elektronische Signaturen haben dieselbe Rechtswirkung wie handschriftliche. Für manche Dokumente gelten Ausnahmen oder strengere Anforderungen, klären Sie konkrete Fälle daher mit Ihrer Rechtsberatung.
Was ist der Unterschied zur reinen Nutzung von DocuSign?
DocuSign und ähnliche Dienste übernehmen die Unterschrift und die Zustellung an den Geschäftspartner. Die Automatisierung deckt den Rest ab: die Erstellung des Dokuments aus ERP- oder CRM-Daten, die interne Freigabe, den Versand zur Unterschrift ohne manuelles Hochladen und die Rückmeldung des Status an Ihre Systeme. Wir ersetzen diese Dienste nicht, sondern verbinden sie mit Ihren Systemen, sodass niemand Dokumente von Hand verschiebt.
Lassen sich Dokumenten-Workflows mit unserem ERP verbinden?
Ja. Dokumente entstehen aus ERP-Daten: Kundendaten, Positionen, Beträge und Zahlungsbedingungen. Nach der Unterschrift gehen Status und unterschriebene Datei zurück ins ERP. Eingehende Rechnungen und Lieferscheine können gelesen und im ERP als Entwurf zur Prüfung angelegt werden. Wir binden die API des ERP und die APIs Ihrer E-Signatur-Dienste an.
Wie lange dauert die Umstellung auf elektronische Dokumente?
Das Audit dauert 1–2 Wochen, ein Pilot für eine Belegart 3–6 Wochen. Ein vollständiger Prozess für einen Bereich, etwa Kundenverträge, braucht 1–3 Monate. Die Umstellung mehrerer Abteilungen dauert 3–6 Monate in Phasen: Papier- und elektronische Dokumente laufen eine Zeit lang parallel, während sich Geschäftspartner und Mitarbeiter umstellen.