Auftragseingang und -bearbeitung
Aufträge aus E-Mail, Website, EDI oder WhatsApp werden mit Beständen und Preislisten abgeglichen und im ERP als Entwurf angelegt. Der Vertrieb bestätigt nur noch die Ausnahmen.
Vertrieb und Distribution
Vertriebsautomatisierung für Hersteller und Großhändler
Join.To.IT automatisiert den Vertrieb für Unternehmen, in denen Aufträge per Telefon, SMS und E-Mail eintreffen und der Vertrieb sie ins ERP abtippt. Wir verbinden CRM, ERP und die Arbeit des Außendienstes zu einem Prozess. Wir beginnen mit einem Audit und setzen den ersten Pilot in 3–6 Wochen um.
- Aufträge gelangen ohne manuelle Eingabe ins ERP
- Ein Pilot für einen Prozess in 3–6 Wochen
- Start mit einem Team oder einer Region
- 01 Vertriebs-Audit
- 02 Pilot für einen Prozess
- 03 Ausbau auf weitere Teams
- 04 Betreuung und Weiterentwicklung
Der Vertrieb sollte verkaufen, nicht Aufträge abtippen
Bei einem typischen Großhändler oder Hersteller schickt ein Kunde einen Auftrag als Foto oder PDF, ein Außendienstmitarbeiter liest ihn am Telefon vor, und ein Innendienstmitarbeiter tippt die Positionen ins ERP. Bestände und Preise werden bei Kollegen erfragt, Rabatte im Chat freigegeben, und eine überfällige Rechnung fällt erst auf, wenn der Kunde den nächsten Auftrag erteilt.
Die Folge: Der Vertrieb verbringt Stunden mit Verwaltung, die Geschäftsführung hat keinen verlässlichen Blick auf die Pipeline, und Auftragsfehler zeigen sich erst, wenn die Ware schon versandt ist.
Vertriebsautomatisierung bedeutet nicht, ein neues CRM zu kaufen und alle auf einmal umzuschulen. Sie können mit dem schmerzhaftesten Schritt beginnen, etwa der Auftragsannahme vom Außendienst, und ausbauen, sobald sich das Ergebnis in den Zahlen zeigt.
Was Vertriebsautomatisierung umfasst
Jeder Prozess kann einzeln automatisiert werden. Die Reihenfolge legen wir nach dem Audit fest: Was sich am schnellsten auszahlt, kommt zuerst.
Außendienst-App
Tagesroute, Aufträge mit aktuellen Preisen und Beständen, Regalfotos, Besuchserfassung und Offline-Modus. Die Daten gehen direkt ins ERP und CRM.
CRM und Vertriebspipeline
Konfiguration oder Entwicklung eines CRM für Ihren Vertriebsprozess, mit Kunden, Deals und Zahlungen synchron zum ERP, damit Vertrieb und Finanzen dieselben Zahlen sehen.
Angebote und Verträge
Angebote, Rechnungen und Verträge aus Vorlagen mit CRM-Daten, zur Unterschrift über DocuSign oder einen anderen E-Signatur-Dienst versendet.
Preise, Rabatte und Kreditlimits
Rabattregeln und Preisvereinbarungen im System, Freigabe von Ausnahmen mit einem Klick und Liefersperren für Kunden mit überfälligen Rechnungen.
Forderungen und Zahlungserinnerungen
Automatische Erinnerungen an Kunden vor Fälligkeit, eine tägliche Liste überfälliger Posten für jeden Vertriebsmitarbeiter und Zahlungszuordnung über Bank- oder Stripe-APIs.
Wie wir arbeiten
Jede Phase endet mit einem Ergebnis, das Sie bewerten können, bevor Sie die nächste freigeben.
- 01
Prozess-Audit
Wir verfolgen mit Innendienst, Außendienst und Buchhaltung einen Auftrag vom ersten Kontakt bis zur Zahlung und messen, wie lange jeder Schritt dauert. In der Regel 1–2 Wochen.
Ergebnis Eine Karte des Vertriebsprozesses und die Schritte, deren Automatisierung sich zuerst lohnt
- 02
Pilot für einen Prozess
Wir automatisieren einen Prozess, etwa die Auftragsannahme vom Außendienst, für ein Team oder eine Region. Der neue Prozess läuft parallel zum alten, bis die Zahlen die Wirkung bestätigen. In der Regel 3–6 Wochen.
Ergebnis Ein funktionierender Prozess und gemessene Zeitersparnis
- 03
Einführung
Wir übertragen die Lösung auf weitere Teams und Regionen, ergänzen die nächsten Prozesse in der vereinbarten Reihenfolge und schulen den Vertrieb. In der Regel 1–4 Monate.
Ergebnis Vertrieb, Buchhaltung und Zahlungen arbeiten als ein Prozess
- 04
Betreuung
Wir überwachen den Datenaustausch, aktualisieren Integrationen, wenn ein Anbieter seine API ändert, und passen Prozesse an neue Vertriebsregeln an. Monatliche Abrechnung.
Ergebnis Ein System, das auch nach dem Start funktioniert
Was es kostet
Der Preis hängt von der Zahl der Systeme, Vertriebskanäle und Nutzer ab und davon, ob Sie eine mobile App brauchen.
| Variante | Pilot | Ein Prozess | Durchgängiges Programm |
|---|---|---|---|
| Umfang | Audit plus Automatisierung eines Schritts, etwa der Auftragsannahme aus E-Mail oder Chat | Ein vollständiger Prozess: eine Außendienst-App oder ein CRM mit ERP-Integration | Aufträge, CRM, Außendienst, Zahlungen und Reporting zusammen, mit Betreuung |
| Dauer | 3–6 Wochen | 1–3 Monate | 3–9 Monate, in Phasen |
| Passend, wenn | Sie den Ansatz mit einem Team testen möchten | Ein Prozess klar die meiste Zeit kostet | Sie den gesamten Vertrieb neu aufstellen |
| Typisches Budget | 6.900–12.900 € | 12.900–38.700 € | Ab 38.700 € |
Dies sind Richtwerte; eine genaue Schätzung erhalten Sie nach dem Audit. Sie müssen nicht den gesamten Vertrieb auf einmal automatisieren: Beginnen Sie mit einem Prozess oder einer Region und nehmen Sie die nächsten in Phasen hinzu.
Systeme, die wir verbinden
Wir arbeiten mit den APIs, dem Dateiaustausch und den Datenbanken Ihrer Systeme. Die endgültige Liste für Ihr Projekt stimmen wir nach dem Audit ab.
- NetSuite
- SAP Business One
- Odoo
- QuickBooks
- Xero
- HubSpot
- Salesforce
- Pipedrive
- Zoho CRM
- DocuSign
- Stripe
- Shopify B2B
- EDI
- WhatsApp Business
- Slack
- Google Workspace
- Excel
Beispiel
Wie ein Pilot im Großhandel aussehen kann
Nehmen wir einen Lebensmittelgroßhändler mit 20 Außendienstmitarbeitern. Sie besuchen Geschäfte, notieren Aufträge auf Papier oder fotografieren sie und schicken sie per SMS. Zwei Sachbearbeiter tippen diese Aufträge täglich ins ERP und rufen im Lager an, um Bestände zu prüfen. Manche Aufträge gehen verloren, und Preise stammen manchmal aus einer alten Preisliste.
Der Pilot umfasst ein Team von fünf Außendienstmitarbeitern. Sie erhalten eine mobile App mit ihrer Route sowie aktuellen Preisen und Beständen aus dem ERP. Aufträge gehen direkt ins ERP, und ein Sachbearbeiter prüft nur noch diejenigen, die von der Preisliste oder dem Kreditlimit des Kunden abweichen.
Häufige Fragen
Was kostet Vertriebsautomatisierung?
Ein Pilot für einen Prozess, etwa den Auftragseingang, kostet in der Regel 6.900–12.900 € und dauert 3–6 Wochen. Ein vollständiger Prozess, etwa eine Außendienst-App oder ein mit dem ERP integriertes CRM, liegt typischerweise bei 12.900–38.700 €. Ein vollständiges Programm zur Vertriebsautomatisierung beginnt bei etwa 38.700 €. Eine genaue Schätzung erhalten Sie nach dem Audit, sobald wir wissen, wie viele Systeme und Nutzer beteiligt sind.
Wie automatisiert man den Außendienst?
Meist mit einer mobilen App, in der der Außendienstmitarbeiter Route, Kunden, aktuelle Preise und Bestände sieht, Aufträge erfasst und Besuche protokolliert. Die Daten gehen direkt ins ERP oder CRM. Die App muss offline funktionieren und später synchronisieren, weil der Empfang in Geschäften und unterwegs oft schlecht ist. Beginnen Sie mit einem Team.
Brauchen wir ein CRM, wenn wir bereits ein ERP haben?
Ein ERP verwaltet Aufträge und Buchhaltung gut, ist aber schwach bei Interessenten, Deals und Aufgaben für den Vertrieb. Diesen Teil deckt ein CRM ab. Entscheidend ist eine Synchronisation, bei der Kunden, Aufträge und Zahlungen nie von Hand doppelt erfasst werden. Wenn Ihr Vertrieb überwiegend aus Folgeaufträgen mit planbarem Volumen besteht, kann eine Erweiterung des ERP manchmal ein separates CRM ersetzen.
Wo sollte Vertriebsautomatisierung beginnen?
Mit dem Prozess, der sich täglich wiederholt und die meiste Handarbeit verursacht. Meist sind das die Auftragserfassung, Rabattfreigaben oder die Zahlungsverfolgung. Das Audit zeigt, wie viel Zeit jeder Schritt kostet, und hilft bei der Wahl des ersten Pilots. Beginnen Sie nicht mit dem Kauf eines neuen Systems: Legen Sie zuerst fest, welchen Prozess es verbessern soll.
Wie lange dauert Vertriebsautomatisierung?
Das Audit dauert 1–2 Wochen, ein Pilot für einen Prozess 3–6 Wochen, einschließlich einer Phase, in der alter und neuer Prozess parallel laufen. Eine Außendienst-App oder ein integriertes CRM braucht in der Regel 1–3 Monate. Ein vollständiger Umbau des Vertriebs wird in Etappen über 3–9 Monate aufgeteilt, und jede Etappe liefert ein funktionierendes Ergebnis.