Join.To.IT створює ПЗ для бухгалтерських, податкових і аудиторських фірм: картки клієнтів, завдання, податковий сезон, робочі документи та портал, яким ваші клієнти справді користуються. Це про те, як фірма надає професійні послуги, а не про обробку кредиторки й дебіторки у фінвідділі компанії.
Бухгалтерська фірма веде практику, а не центр спільного обслуговування компанії. Клієнтів треба підключати й укладати з ними договори. Податкова й аудиторська робота приходить хвилями. Списки документів від клієнтів застрягають у пошті. Робочі документи лежать на спільному диску, який не знає, хто їх підписав. А графік працівників до самого лютого складають у коридорі.
Ми будуємо операційну систему фірми: клієнт, завдання, запити документів, робочі документи й черга перевірки партнером. Якщо вам потрібна автоматизація кредиторки, дебіторки й закриття для фінвідділу компанії, це інший продукт у розділі фінансових послуг.
Почніть із завдань і збору документів від клієнтів — саме там зазвичай ламається сезон звітності, — а потім додайте робочі документи й клієнтський портал.
Картка клієнта, створена для фірми: юрособи, контакти, окремі напрями — облік, податки, аудит — і хто відповідає за клієнта.
Завдання як одиниця роботи: договір, обсяг, дедлайни й команда — а не черга рахунків AP компанії.
Дошки поточних робіт для декларацій, відстрочок і черг перевірки, щоб сезон звітності був видимим, а не тримався на памʼяті людей.
Списки документів від клієнта, папки робочих документів і підписи, привʼязані до завдання, а не до звичайного диска.
Портал, через який ваші клієнти завантажують документи, бачать, чого бракує, і підписують договори електронно.
Хто на якому завданні протягом сезону, з показниками рентабельності та неоплаченої роботи, на які партнери можуть реагувати.
ШІ допомагає фірмі, коли класифікує завантаження клієнтів, готує чернетки нагадувань і підказує працівникам минулорічні робочі документи. Він не замінює підпис партнера й не є ботом для кодування рахунків у фінвідділі компанії.
Команда ШІ-розробки Join.To.IT підключає ці можливості до файлів ваших клієнтів, записів про завдання й архіву робочих документів.
Розкладає завантаження клієнта за списком запитів і позначає відсутні виписки, щоб працівники не перейменовували PDF усе ранок.
Готує нагадування клієнтам за незакритими запитами й минулорічними анкетами, а менеджер їх надсилає.
Пропонує структуру та минулорічні нотатки для папки поточного завдання, готові до перевірки виконавцем.
Стисло описує клієнта, відкриті питання й минулорічні проблеми, коли на завдання приходить нова людина.
Обʼєднує повторювані коментарі, щоб партнер бачив закономірності по всіх клієнтах, а не писав ту саму нотатку знову.
Фірми лишають підготовку звітності, ведення обліку й білінг там, де їм зручно. Ми інтегруємо ці системи, а також електронний підпис, ідентифікацію, сховища документів і банки чи платіжних провайдерів, через які ви отримуєте оплату від клієнтів.
Завдання лишається основним джерелом правди про те, хто що робить; спеціалізовані податкові й облікові продукти займаються своєю справою.
Автоматизація AP/AR створена для компанії, яка платить своїм постачальникам. Бухгалтерській фірмі потрібні клієнти, договори, сезонне виробництво й робочі документи. Коли обирають не той продукт, сезон звітності так і живе в таблицях.
Ви ведете портфель зовнішніх клієнтів і юросіб, а не довідник постачальників однієї компанії.
Обсяг, договори й підписи живуть у завданні; звірка із замовленнями тут нічого не дає.
Обсяги, черги перевірки й відстрочки потребують цехового погляду, якого типові фінансові інструменти не мають.
Папки, позначки й перенесення на новий рік — це артефакти фірми, а не папки з підтвердженнями до рахунків.
Фірмою керують через рентабельність, неоплачену роботу й звіти за портфелем клієнтів, а не лише через чекліст закриття.
Той самий процес Join.To.IT, застосований до клієнтів, завдань, податкового сезону й робочих документів.
Описуємо підключення клієнтів, договори, збір документів і перевірку — і в сезон звітності, і в спокійні місяці.
Визначаємо клієнтів, юрособи, завдання, робочі документи й розподіл людей, а також інтеграції з податковими, обліковими й білінговими продуктами.
Проєктуємо дошку робіт, якою менеджери користуватимуться в лютому, і портал, куди клієнти завантажуватимуть документи без дзвінка в підтримку.
Спершу будуємо картки клієнтів і завдань, далі — запити документів, робочі документи, дошки сезону та звітність для партнерів.
Тестуємо історію підписів, права доступу в порталі для сімейних і групових клієнтів, логіку дедлайнів і вивантаження часу в білінг.
Пілотуємо на одному напрямі, як-от податки чи ведення обліку, переносимо відкриті завдання, а потім масштабуємо на аудит чи консалтинг.
Обираємо технології з огляду на розмір фірми, навантаження в сезон і податкові, облікові й білінгові продукти, від яких ви вже залежите.
Практичні відповіді для керуючих партнерів, операційних директорів та ІТ-фахівців бухгалтерських і аудиторських фірм.
